ARSIP DAN ARSIPARIS INDONESIA (Sebuah Catatan Kecil)
Buletin Kearsipan "Khazanah" Volume I No 1, September 2008
ARSIP DAN ARSIPARIS INDONESIA
(Sebuah Catatan Kecil)
Machmoed Effendhie
A. Pengantar
Beban "terberat" dan persoalan penting yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan manajemen kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan manajemen kearsipan dan menghargai sebuah profesi. Hampir di setiap kesempatan diklat maupun seminar bidang kearsipan, persoalan persoalan klasik selalu muncul, yakni seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan oleh suatu instansi atau organisasi, rendahnya apresiasi pimpinan terhadap bidang kearsipan, bahkan yang lebih ekstrim lagi, pengelola kearsipan dipandang tak lebih dari sekedar "pemulung kertas", institusi kearsipan dianggap sebagai "tempat rehabilitasi" orang-orang yang kena punishment.
Persoalan-persoalan tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada pencitraan yang kurang tepat pada bidang kearsipan, baik institusi kearsipan maupun petugas arsip. Padahal tertib kearsipan, dengan manajemen kearsipan yang tepat, merupakan langkah awal yang penting dalam upaya menuju tertib administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan belaka apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Jika dilihat dari nilai pentingnya arsip, hampir semua orang akan mengatakan penting atau bahkan sangat penting. Seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif (Mykland, 1992: 21). Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu
bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelo-laan arsip secara baik, benar, prosedural, serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi.
Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya (Kennedy and Schauder, 1998: 1). Sebagai salah satu sumber informasi penting, arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi (arsip dinamis), disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti maupun akademisi (arsip statis).
B. Bahan pustaka dan Arsip
Dalam ilmu dokumentasi dikenal tiga cabang keilmuan yakni dokumentasi korporil (museum), dokumentasi literair (perpustakaan), dan dokumentasi privat (kearsipan). Bidang garapan museum yakni menge lola benda-benda artefak dan koleksi-koleksi antik serta naskah-naskah kuna yang memiliki nilai historis dan archaic. Sementara itu, bidang garapan perpustakaan adalah mengelola information product, informasi yang sengaja diciptakan untuk didesiminasikan kepada publik. Adapun bidang garapan kearsipan adalah terutama mengelola information by-product, yakni informasi yang lahir karena adanya aktivitas organisasi. Berpijak dari bidang garapan masing-masing, kemudian dapat diidentifikasikan perbedaan perpustakaan dengan kearsipan sebagai berikut:
(1) Fungsi perpustakaan adalah menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak, sedangkan fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi dari bukti aktivitas / kegiatan suatu organisasi atau perorangan sebagai organic entity.
(2) Pustakawan berhubungan dengan koleksi atau bahan pustaka dalam wujud berbagai kopi buku dari suatu terbitan yang sangat mungkin terdapat pada perpustakaan lain. Sedangkan arsiparis atau petugas kearsipan berhubungan dengan khasanah rekaman informasi berupa tulisan atau manuskrip yang unik dan tidak ada ditempat lain.
(3) Bahan pustaka merupakan materi diskrit, dimana antara satu buku dengan buku lain tidak saling bergantung. Adapun arsip tercipta sebagai akibat dari aktivitas fungsional suatu organisasi atau personal, arsip seringkali terdapat keterkaitan informasi dengan arsip yang lain sebagai satu unit informasi atau kelompok berkas.
(4) Bahan pustaka yang hilang dapat diganti dalam bentuk asli atau tersedia diperpustakaan lain, sedangkan arsip yang hilang tidak mungkin dapat digantikan keotentikannya dan tidak mungkin diperoleh dari tempat lain.
(5) Pustakawan berinteraksi dengan buku-buku sebagai satuan individu yang masing-masing memiliki identitas tersendiri, sedangkan petugas kearsipan tidak umum memperlakukan arsip secara individu karena berkas arsip adalah kesatuan informasi.
Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Media simpan bahan pustaka dan arsip dapat berupa media simpan konvensional (kertas), media simpan digital dan elektronik, serta media simpan khusus (in special formats) seperti kartografi, gambar teknik, dll. Kesamaan institusi kearsipan dan perpustakaan, keduanya mengelola informasi dan memberikan layanan pada publik.
C. Manajemen Kearsipan
Seorang Pakar kearsipan menyebutkan bahwa manajemen kearsipan pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur hidup arsip (life cycle of records), yang mencakup proses penciptaan (records creation), pendistribusian (records distribution), penggunaan arsip (records utilization), penyimpanan arsip aktif (storage active records), pemindahan arsip (records transfer), penyimpanan arsip inaktif (storage inactive records), pemusnahan arsip (records disposal) dan penyimpanan arsip secara permanen (permanent storage) (Wallace, 1992-.2-8)
Setiap tahapan di dalam daur hidup arsip merupakan sub sistem dari sistem secara keseluruhan. Setiap subsistem saling berhubungan dan berpengaruh terhadap subsistem selanjutnya. Tahap penciptaan sangat berpengaruh terhadap tahap penggunaan arsip, tahap pemeliharaan akan berpengaruh terhadap tahap penyusutan. Oleh karena itu, keseluruhan tahap daur hidup arsip harus dikelola dalam perspektif kesisteman yang lazim disebut manajemen kearsipan, yang hakikatnya terdiri dari records management (manajemen arsip dinamis) dan archives management (manajemen arsip statis). Dengan kemajuan teknologi informasi membawa pengaruh yang cukup kuat dalam manajemen kearsipan, yang kemudian pada tahun 1980-an berkembang sebuah pendekatan baru yang disebut
Records Continuum Model.
Sistem merupakan suatu kesatuan yang teroganisir yang meng- atur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Ricks, sebagai sekelompok kegiatan yang saling berkaitan dan secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Rick, 1992: 12). Dalam konteks kearsipan tentu tidak bisa dipisahkan dari penerapan seluruh daur hidup arsip dalam kerangka manajemen kearsipan.
Apabila suatu organisasi atau lembaga telah menerapkan seluruh daur hidup arsip secara konsisten maka organisasi atau lembaga tersebut dapat dikatakan telah menerapkan suatu sistem kearsipan. Di Indonesia, sejak zaman VOC sampai sekarang sekurang-kurangnya terdapat lima sistem Kearsipan yang pernah diterapkan, antara lain Sistem Agenda, Sistem Verbal, Sistem Kaulbach dan Sistem Pola Baru.
Sistem kearsipan adalah menerapkan seluruh elemen atau subsistem dari sistem tersebut secara konsisten. Apabila salah satu unsur dari suatu sistem kearsipan tidak diterapkan secara konsisten dan menyeluruh maka mustahil tujuan dari manajemen kearsipan dapat dicapai. Kenyataan yang ada sekarang, dalam konteks penerapan sistem kearsipan di negara kita, adalah ketidak konsistenan tersebut, terutama pada era setelah kemerdekaan. Ini dapat dibuktikan bahwa kondisi kearsipan pada masa setelah kemerdekaan lebih tidak teratur dibandingkan dengan ketika masa kolonial dan barangkali begitu juga dengan tertib administrasinya.
Sebagai kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan oleh organisasi, (Robek, 1987: 2) manajemen kearsipan, terutama kearsipan dinamis akan mewujudkan efisiensi dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi baik berupa pelayanan yang maksimal dan efektif (maximizes effective service) maupun untuk mengurangi biaya (emphasize economy/cost). Setidak tidaknya terdapat empat alasan pokok mengapa Manajemen Kearsipan sangat diperlukan, yakni pertama, sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory), kedua sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), ketiga sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support), dan keempat penyusutan berkas kerja
D. Arsiparis
Di Indonesia, pengertian "Records" dan "Archives" dapat ditelusuri dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Perbedaan keduanya terletak pada aspek fungsi penggunaan arsip tersebut. Records adalah arsip dinamis yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan atau dipergunakan secara langsung untuk operasional organisasi pencipta arsip. Arsip Dinamis ini dalam aspek kepentingan penggunaannya juga dibedakan lagi menjadi dua, yakni arsip dinamis aktif (active records/current records) dan arsip dinamis inaktif (inactive records). Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan keberadaan arsip ini di unit pengolah masing-masing unit kerja atau Central Files masing-masing organisasi. Adapun arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekwensi penggunaannya untuk kegiatan administrasi mulai menurun dan arsip ini dikelola dalam satu unit tersendiri yang disebut Records Centre (Pusat Arsip).
Sementara itu, archives atau arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan operasional organisasi penciptanya tetapi masih mempunyai nilai guna sekunder atau permanen (informational dan evidential value). Pengelolaan arsip statis tidak lagi berada di instansi penciptanya, tetapi dikelola oleh lembaga tersendiri seperti Arsip Nasional RI, Badan Kearsipan Propinsi, Kantor Kearsipan Kabupaten/Kota, dan Arsip Universitas (University Archives) .
Di banyak negara, Records Manager (Manajer Arsip Dinamis) dan Archivist (Arsiparis), masing masing berdiri sendiri sebagai profesi terpisah. Records Manager bertanggung jawab terhadap kegiatan Records Management (arsip dinamis) sedangkan Archivist bertanggung jawab terhadap kegiatan Archives Management atau Archives Administration (arsip statis). Atau dengan kata lain, seorang Records Manager bertugas meng- urusi arsip dinamis aktif dan inaktif yang meliputi kegiatan temubalik secara sistematis, pengendalian, pemeliharaan, penyebaran, dan penyusutan arsip di instansinya. Sementara itu, Archivist bertugas mengelola arsip statis mulai dari menyeleksi, menilai dan melestarikan arsip yang oleh instansi penciptanya dinilai mempunyai nilai sejarah (Wallace, 1992: 512). Arsip statis merupakan records (arsip dinamis) yang dipelihara secara permanen untuk rujukan dan penelitian dan sesudah melalui penyeleksian kemudian disimpan dalam institusi kearsipan.
Lembaga-lembaga pendidikan kearsipan di luar negeri sudah lama mengadopsi kurikulum yang dikeluarkan UNESCO yang membedakan dengan jelas antara Records Management dan Administration of Modern Archives (General Information Programme and UNISIST-UNESCO, 1992). Dari lembaga-lembaga pendidikan tersebut selain melahirkan gene- ralis (misalnya Record Manager dan Archivist) juga melahirkan spesialis (misalnya ahli Bussines Records, Banking Records, Medical Records, Electronic Records, ahli konservasi, ahli preservasi, dll).
Di Indonesia, sebutan Arsiparis, dalam kenyataannya, secara formal mengacu pada pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah (Kepmenpan No. 36, 1990). Dalam Kepmenpan tersebut juga dirinci lagi fungsi dan tugasnya secara berjenjang. Asisten : mampu antara lain mengolah arsip dan atau informasi untuk mendukung kegiatan operasional organisasi. Ajun dibedakan antara jalur ketrampilan dan keahlian. Untuk ketrampilan diharapkan mampu mengolah arsip dan atau informasi, melakukan penataan dan pelestarian arsip. Untuk jalur keahlian: mampu mengelola arsip dan atau informasi, melakukan pengaturan, penggunaan, pengkajian, dan pengembangan sistem kearsipan dengan berbagai aspeknya. Untuk jenjang arsiparis mampu melakukan kegiatan strategis di bidang kearsipan melalui pembinaan, pengkajian dan pengembangan teori dan konsep baru.
Dengan begitu, Arsiparis Indonesia mempunyai dua fungsi yakni harus dapat memberikan sumbangan nyata untuk peningkatan efisiensi operasional instansi (Manajemen arsip dinamis) dan mampu melaksanakan manajemen arsip statis dengan sasaran utama pelestarian bukti pertanggungan jawab nasional dan pewarisan nilai budaya bangsa secara efisien.
E. Penutup
Apabila selama ini peran pengelola kearsipan dalam suatu organisasi dipandang relatif rendah maka dengan kemampuan mengadopsi perkembangan teknologi informasi dan bekerja secara profesional akan merubah image yang selama ini melekat pada diri pengelola bidang kearsipan.
Perpustakaan dan kearsipan mempunyai bidang garapan yang sama, yakni sama-sama mengelola informasi. Perbedaannya, kalau perpustakaan mengelola informasi dalam bingkai information product, yakni informasi yang sengaja diciptakan untuk didesiminasikan kepada publik. Adapun kearsipan mengelola informasi terutama information by-product, yakni informasi yang lahir karena adanya kegiatan ogranisasi atau institusi.
Arsiparis Indonesia adalah sebuah profesi yang diakui negara untuk Pegawai Negeri Sipil, dengan tugas "mulia" yakni sebagai Records Manager (pengelola arsip dinamis) dan sebagai Archivist (pengelola arsip statis).
Daftar Pustaka
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder, Records Management, A guide to
Corporate Record Keeping Melbourne: Longman, 1998.
Mykland, Liv Protection and identity: The Archivist's Identity and
Professionalism, MontreaI:ICA, XIIth, 1992.
Ricks, Betty, et.al., Information and Image Management.- a Records System
Approach, South Western Publishing Co., Cincinnati, 1992
Wallace, Patricia E., et.al., Records Management Intregated Information
Systems, New Jersey: Prentice Hall Inc., 1992
http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil.php?id=40
Minggu, 10 April 2011
Program Diploma Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM . . .
Juli 2005
Artikel dan Bahan Kuliah:
Records Continuum Model
Records Management
Jadwal Retensi Arsip Keuangan
Arsip sebagai sumber informasi
MEMAKNAI KEMBALI ARSIP
SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Waluyo
Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sitem kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem kearsipan
A. PENGANTAR
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record).[1] Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif.[2] Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi.
Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.[3] Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti/akademisi.
B. PENGERTIAN ARSIP
Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.[4] Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda dengan yang termaktub dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.[5]
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya.
Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Sebagai ilmu pengetahuan, kearsipan memenuhi syarat-syarat universalism, organized, disinterestedness dan communalism. Semua itu dikemukakan sebagai justifikasi terhadap eksistensi kearsipan.
Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan).
Secara umum kita dapat mengidentifikasi dokumen dalam wujud korporil sebagai benda-benda artefak dan koleksi-koleksi antik dan karya yang memiliki nilai historis dan archaic, khasanah tersebut dikelola oleh museum.
Dokumen literair yang meliputi bidang perpustakaan disebut juga sebagai dokumentasi publik (dokumentasi yang terbuka untuk umum) yang dibedakan dengan dokumentasi privat (arsip). Dalam kaitan ini secara lebih rinci kita dapat mengidentifikasi perbedaan arsip dengan perpustakaan sebagai berikut:
1. Fungsi perpustakaan adalah menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak, sedangkan fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi dari bukti aktivitas / kegiatan suatu organisasi atau perorangan sebagai organic entity.
2. Pustakawan berhubungan dengan koleksi atau bahan pustaka dalam wujud berbagai kopi buku dari suatu terbitan yang sangat mungkin terdapat pada perpustakaan lain. Sedangkan arsiparis atau petugas kearsipan berhubungan dengan khasanah rekaman informasi berupa tulisan atau manuskrip yang unik dan tidak ada ditempat lain.
3. Arsip tercipta sebagai akibat dari aktivitas fungsional suatu organisasi atau personal, arsip seringkali terdapat keterkaitan informasi dengan arsip yang lain sebagai satu unit informasi atau kelompok berkas. Sedangkan bahan pustaka merupakan materi diskrit, dimana antara satu buku dengan buku lain tidak saling bergantung.
4. Bahan pustaka yang hilang dapat diganti dalam bentuk asli atau tersedia diperpustakaan lain, sedangkan arsip yang hilang tidak mungkin dapat digantikan keotentikannya dan tidak mungkin diperoleh dari tempat lain.
5. Pustakawan berinteraksi dengan buku-buku sebagai satuan individu yang masing-masing memiliki identitas tersendiri, sedangkan petugas kearsipan tidak umum memperlakukan arsip secara individu karena berkas arsip adalah kesatuan informasi.
Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Di negara-negara maju lembaga kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan, ini terutama dapat dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan perpustakaan di perguruan tinggi.
C. TIPOLOGI ARSIP
Tipologi arsip bisanya dikaitkan dengan media penyimpan informasi arsip. Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara maupun elektronik. Secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.
b. Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:
1. Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.
2. Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.
3. Arsip rekaman suara (sound recording), kaset.
c. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records.Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, cd rom, dsb.
Perlu juga dikemukakan di sini bahwa berdasarkan keunikan media perekam informasi arsip beberapa literatur kearsipan menyebut adanya special format records atau arsip bentuk khusus. Contoh dari jenis arsip tersebut adalah arsip kartografi dan kearsitekturan, meskipun kedua corak arsip tersebut berbasis kertas, tetapi karena bentuknya yang unik dan khas, maka arsip-arsip tersebut merupakan arsip bentuk khusus yang dapat dibedakan dengan arsip tekstual lainya.
D. ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi.
Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but what is recorded will remain..[6]
Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan.[7]
Lebih dari alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau korporasi saat ini perlu di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based organization). Arsip sebagai recorded information jelas menempati posisi vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
E. ARSIP DAN ADMINISTRASI
Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua sisi sebuah mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.
a. Proses
- Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dari pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi/korporasi.
- Arsip merupakan substansi informasi yang melekat pada fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus mempertimbangkan:
o Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untuk kepentingan operasional intansi/korporasi secara fungsional
o Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan dalam unit-unit informasi secara spesifik agar dapat diberikan secara tepat informasi, tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam waktu yang secepat mungkin.
b. Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun.[8]
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.
c. Kegunaan Arsip
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari memori kolektif instansi
- pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan
- sarana peningkatan efisiensi operasional instansi
- memenuhi ketentuan hukum yang berlaku
- bukti eksistensi instansi
Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional
- rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa
- bukti sejarah
F. PENUTUP
Uraian di atas merupakan pokok-pokok dalam bidang kearsipan yang minimal perlu diketahui dan dipahami oleh semua elemen yang concern terhadap bidang ini, terutama para pelaku atau pengelola kearsipan. Gambaran umum di atas menjadi titik tolak yang harus dijabarkan pada tataran yang lebih detail dan dasar yang harus dikembangkan pada tingkat implementasi.
Dengan penguasaan dasar kearsipan, perkembangan bidang ilmu informasi lain tidak akan meredusir peran kearsipan bahkan seharusnya justru menunjang pengembangannya, seperti misalnya perkembangan teknologi informasi.
Perkembangan teknologi informasi merupakan hal yang tidak dapat dielakkan. Imbas dari perkembangan tersebut menyeruak kesegala bidang termasuk kearsipan. Sebagai pengelola bidang kearsipan tentu kita harus merespon secara positif perkembangan tersebut. Hal itu akan sangat menguatkan eksistensi kita sebagai pengelola kearsipan yang merupakan bagian dari pengelola informasi, sesuatu yang menjadi mainstream di abad ini.
Apabila selama ini peran pengelola kearsipan dalam suatu organisasi dipandang relatif rendah maka dengan kemampuan mengadopsi perkembangan teknologi informasi tersebut akan merubah image yang selama ini melekat pada diri pengelola bidang kearsipan .
Daftar Pustaka
Arsip dan Sejarah, Jakarta: ANRI, 1980.
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder, Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping Melbourne: Longman, 1998.
Mykland, Liv Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism, Montreal:ICA, XIIth, 1992.
Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith, Records Management Handbook, Vermont: Ashgate Publish, 1992.
Ricks, Betty, et.al., Information and Image Management: a Records System Approach, South Western Publishing Co., Cincinnati, 1992
Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. Maedke, Information and Record Management, Los Angeles: California State University, 1987.
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen, Jakarta: Gramedia, 2003.
Wallace, Patricia E., et.al., Records Management Intregated Information Systems, New Jersey: Prentice Hall Inc., 1992
Walne, Peter, eds, Dictionary of Archival Terminology, Munchen: KG. Saur, 1988.
[1]Pengertian arsip yang lebih menekankan pada fungsi informasi dapat dilihat dari pendapat Jay
Kennedy dan Cherryl Schaudder yang mengemukakan bahwa arsip merupakan informasi yang direkam
dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/
perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Lihat: Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records management:
A Guide to Corporate Record Keeping (Melbourne: Longman, 1998), hlm. 1. Sedangkan definisi yang lebih
menekankan pada penyimpanan dan pentingnya lembaga arsip dapat dilihat pendapat dari: T.R.
Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques (Chicago: The University of Chicago Press, 1975), hlm.
17.
[2]Liv Mykland, Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism (Montreal:ICA, XIIth, 1992), hal.2.
[3]Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping (Melbourne:
Longman, 1998), hal. 1.
[4]Peter Walne (ed), Dictionary of Archival Terminology (Munchen: KG. Saur, 1988), hal. 128.
[5]Pasal 1 menyebutkan arsip ialah:
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
[6]Arsip dan Sejarah (Jakarta: ANRI, 1980), hal. 12.
[7]Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen (Jakarta:
Gramedia, 2003), hal.4-6.
[8]Betty Ricks, et.al., Information and Image Management: a Records System Approach (Cincinnati: South Western
Publishing Co., 1992), hal.16.
http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/maknaarsip.htm
Juli 2005
Artikel dan Bahan Kuliah:
Records Continuum Model
Records Management
Jadwal Retensi Arsip Keuangan
Arsip sebagai sumber informasi
MEMAKNAI KEMBALI ARSIP
SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Waluyo
Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sitem kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem kearsipan
A. PENGANTAR
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record).[1] Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif.[2] Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi.
Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.[3] Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti/akademisi.
B. PENGERTIAN ARSIP
Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.[4] Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda dengan yang termaktub dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.[5]
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya.
Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Sebagai ilmu pengetahuan, kearsipan memenuhi syarat-syarat universalism, organized, disinterestedness dan communalism. Semua itu dikemukakan sebagai justifikasi terhadap eksistensi kearsipan.
Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan).
Secara umum kita dapat mengidentifikasi dokumen dalam wujud korporil sebagai benda-benda artefak dan koleksi-koleksi antik dan karya yang memiliki nilai historis dan archaic, khasanah tersebut dikelola oleh museum.
Dokumen literair yang meliputi bidang perpustakaan disebut juga sebagai dokumentasi publik (dokumentasi yang terbuka untuk umum) yang dibedakan dengan dokumentasi privat (arsip). Dalam kaitan ini secara lebih rinci kita dapat mengidentifikasi perbedaan arsip dengan perpustakaan sebagai berikut:
1. Fungsi perpustakaan adalah menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak, sedangkan fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi dari bukti aktivitas / kegiatan suatu organisasi atau perorangan sebagai organic entity.
2. Pustakawan berhubungan dengan koleksi atau bahan pustaka dalam wujud berbagai kopi buku dari suatu terbitan yang sangat mungkin terdapat pada perpustakaan lain. Sedangkan arsiparis atau petugas kearsipan berhubungan dengan khasanah rekaman informasi berupa tulisan atau manuskrip yang unik dan tidak ada ditempat lain.
3. Arsip tercipta sebagai akibat dari aktivitas fungsional suatu organisasi atau personal, arsip seringkali terdapat keterkaitan informasi dengan arsip yang lain sebagai satu unit informasi atau kelompok berkas. Sedangkan bahan pustaka merupakan materi diskrit, dimana antara satu buku dengan buku lain tidak saling bergantung.
4. Bahan pustaka yang hilang dapat diganti dalam bentuk asli atau tersedia diperpustakaan lain, sedangkan arsip yang hilang tidak mungkin dapat digantikan keotentikannya dan tidak mungkin diperoleh dari tempat lain.
5. Pustakawan berinteraksi dengan buku-buku sebagai satuan individu yang masing-masing memiliki identitas tersendiri, sedangkan petugas kearsipan tidak umum memperlakukan arsip secara individu karena berkas arsip adalah kesatuan informasi.
Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Di negara-negara maju lembaga kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan, ini terutama dapat dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan perpustakaan di perguruan tinggi.
C. TIPOLOGI ARSIP
Tipologi arsip bisanya dikaitkan dengan media penyimpan informasi arsip. Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara maupun elektronik. Secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.
b. Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:
1. Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.
2. Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.
3. Arsip rekaman suara (sound recording), kaset.
c. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records.Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, cd rom, dsb.
Perlu juga dikemukakan di sini bahwa berdasarkan keunikan media perekam informasi arsip beberapa literatur kearsipan menyebut adanya special format records atau arsip bentuk khusus. Contoh dari jenis arsip tersebut adalah arsip kartografi dan kearsitekturan, meskipun kedua corak arsip tersebut berbasis kertas, tetapi karena bentuknya yang unik dan khas, maka arsip-arsip tersebut merupakan arsip bentuk khusus yang dapat dibedakan dengan arsip tekstual lainya.
D. ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi.
Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but what is recorded will remain..[6]
Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan.[7]
Lebih dari alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau korporasi saat ini perlu di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based organization). Arsip sebagai recorded information jelas menempati posisi vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
E. ARSIP DAN ADMINISTRASI
Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua sisi sebuah mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.
a. Proses
- Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dari pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi/korporasi.
- Arsip merupakan substansi informasi yang melekat pada fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus mempertimbangkan:
o Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untuk kepentingan operasional intansi/korporasi secara fungsional
o Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan dalam unit-unit informasi secara spesifik agar dapat diberikan secara tepat informasi, tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam waktu yang secepat mungkin.
b. Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun.[8]
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.
c. Kegunaan Arsip
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari memori kolektif instansi
- pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan
- sarana peningkatan efisiensi operasional instansi
- memenuhi ketentuan hukum yang berlaku
- bukti eksistensi instansi
Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional
- rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa
- bukti sejarah
F. PENUTUP
Uraian di atas merupakan pokok-pokok dalam bidang kearsipan yang minimal perlu diketahui dan dipahami oleh semua elemen yang concern terhadap bidang ini, terutama para pelaku atau pengelola kearsipan. Gambaran umum di atas menjadi titik tolak yang harus dijabarkan pada tataran yang lebih detail dan dasar yang harus dikembangkan pada tingkat implementasi.
Dengan penguasaan dasar kearsipan, perkembangan bidang ilmu informasi lain tidak akan meredusir peran kearsipan bahkan seharusnya justru menunjang pengembangannya, seperti misalnya perkembangan teknologi informasi.
Perkembangan teknologi informasi merupakan hal yang tidak dapat dielakkan. Imbas dari perkembangan tersebut menyeruak kesegala bidang termasuk kearsipan. Sebagai pengelola bidang kearsipan tentu kita harus merespon secara positif perkembangan tersebut. Hal itu akan sangat menguatkan eksistensi kita sebagai pengelola kearsipan yang merupakan bagian dari pengelola informasi, sesuatu yang menjadi mainstream di abad ini.
Apabila selama ini peran pengelola kearsipan dalam suatu organisasi dipandang relatif rendah maka dengan kemampuan mengadopsi perkembangan teknologi informasi tersebut akan merubah image yang selama ini melekat pada diri pengelola bidang kearsipan .
Daftar Pustaka
Arsip dan Sejarah, Jakarta: ANRI, 1980.
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder, Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping Melbourne: Longman, 1998.
Mykland, Liv Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism, Montreal:ICA, XIIth, 1992.
Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith, Records Management Handbook, Vermont: Ashgate Publish, 1992.
Ricks, Betty, et.al., Information and Image Management: a Records System Approach, South Western Publishing Co., Cincinnati, 1992
Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. Maedke, Information and Record Management, Los Angeles: California State University, 1987.
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen, Jakarta: Gramedia, 2003.
Wallace, Patricia E., et.al., Records Management Intregated Information Systems, New Jersey: Prentice Hall Inc., 1992
Walne, Peter, eds, Dictionary of Archival Terminology, Munchen: KG. Saur, 1988.
[1]Pengertian arsip yang lebih menekankan pada fungsi informasi dapat dilihat dari pendapat Jay
Kennedy dan Cherryl Schaudder yang mengemukakan bahwa arsip merupakan informasi yang direkam
dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/
perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Lihat: Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records management:
A Guide to Corporate Record Keeping (Melbourne: Longman, 1998), hlm. 1. Sedangkan definisi yang lebih
menekankan pada penyimpanan dan pentingnya lembaga arsip dapat dilihat pendapat dari: T.R.
Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques (Chicago: The University of Chicago Press, 1975), hlm.
17.
[2]Liv Mykland, Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism (Montreal:ICA, XIIth, 1992), hal.2.
[3]Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping (Melbourne:
Longman, 1998), hal. 1.
[4]Peter Walne (ed), Dictionary of Archival Terminology (Munchen: KG. Saur, 1988), hal. 128.
[5]Pasal 1 menyebutkan arsip ialah:
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
[6]Arsip dan Sejarah (Jakarta: ANRI, 1980), hal. 12.
[7]Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen (Jakarta:
Gramedia, 2003), hal.4-6.
[8]Betty Ricks, et.al., Information and Image Management: a Records System Approach (Cincinnati: South Western
Publishing Co., 1992), hal.16.
http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/maknaarsip.htm
Sabtu, 09 April 2011
kegunaan arsip bagi media
Manfaat Arsip Bagi Media
Friday, 18 May 2007 22:36Written by admin
Oleh Lukas Luwarso
INFORMASI merupakan oksigen yang membuat media massa hidup dan berkembang, tanpa informasi media tidak mungkin ada. Salah satu sumber informasi penting bagi media adalah arsip. Dalam konteks lebih luas, arsip merupakan memori kolektif dan jatidiri bangsa. Dari arsip, suatu bangsa dapat dilihat bagaimana sosok pejalana bangsa tersebut. Sebagai rekaman informasi, arsip merupakan kumpulan ingatan, data, dan dokumen, yang berguna untuk merefleksi dan mengidentifikasi peristiwa atau persoalan, agar informasi media menjadi relevan.
Sayangnya, bidang kearsipan belum didayagunakan oleh komunitas media dengan optimal. Fungsi kearsipan yang sangat penting masih sering diabaikan dan hanya dimanfaatkan jika media perlu menayangkan atau mewartakan peristiwa sejarah. Padahal dokumentasi atau materi yang disimpan dalam arsip juga sangat relevan untuk melengkapi berita dan informasi aktual.
Misalnya laporan berita tentang resufle kabinet akan semakin menarik jika dilengkapi dengan laporan pelengkap tentang resufle dari jaman ke jaman, sejak presiden Soekarno sampai Susilo bambang Yudhoyono. Dari sajian informasi tersebut dapat dikaji atau dianalisa konteks politik, kecenderungan gaya leadership di Indonesia dari masa ke masa.
Melalul informasi yang lengkap dan akurat, dengan menggunakan dokumentasi arsip, media bukan cuma memberikan informasi, melainkan juga menyampaikan wacana (discourses) dan wawasan (insight) kepada audiensnya. Dengan memanfaatkan kearsipan, media bukan hanya meningkatkan kualitas informasinya, namun juga memajukan pemahaman publik dan mengasah proses pematangan berpikir masyarakat.
Wartawan berpikir lebih kritis
Penggunaan arsip selain membantu wartawan dalam memahami konteks sejarah dari satu peristiwa aktual, juga meningkatkan sikap kritis wartawan. Melalui arsip, wartawan dapat berinteraksi dengan konteks peristiwa masa lalu untuk mengembangkan kemampuan analisis dan berpikir secara lebih komprehensif.
Wartawan selalu dapat mengaktualkan dan menginterpretasikan peristiwa masa lalu untuk menarik garis kontekstual dengan peristiwa masa kini. Sejarah selalu merupakan hasil interpretasi atau refleksi sudut pandang personal, yang seringkali bias kepentingan. Dan peristiwa sejarah, sebagai satu interpretasi atas peristiwa, selalu bersifat tentatif kebenarannya.
“Kebenaran” suatu peristiwa sejarah akan selalu dapat direvisi atau dilengkapi dengan ditemukannya atau munculnya informasi atau fakta baru. Dengan demikian, selain membangun cara berpikir kritis, kearsipan juga mengajak wartawan agar berani bersikap skeptis, selalu mempertanyakan kebenaran suatu peristiwa atau fakta. Lebih jauh lagi, sikap kritis dan skeptis menuntun wartawan atau pengelola media untuk berupaya selalu bersikap jujur dalam menjalankan profesinya.
Sikap kritis, skeptis, dan jujur adalah modal penting bagi wartawan untuk menjalankan fungsinya sebapi the fourth eastate, pilar keempat demokrasi. Hal ini sangat penting untuk konteks Indonesia, ketika pilar pilar demokrasi lainnya (eksekutif, yudikatif, dan legislatif) belum mampu berfungsi dengan optimal. Wartawan musti mampu melakukan interpretasi terhadap satu fakta atau peristiwa, kemudian mampu menganalisis dan mengevaluasi, sebelum informasi tersebut disebarkan kepada publik sebagai informasi yang lengkap, akurat dan berkualitas.
Dengan membiasakan memanfaatkan arsip sebagai sumber informasi utama – bukan hanya sekadar pelengkap – wartawan dapat berinteraksi dengan peristiwa yang diliputnya. Hal ini penting mengingat interpretasi terhadap satu peristiwa selalu terkait dengan adanya paradigma dan prasangka. Adalah tugas wartawan untuk meluruskan paradigma atau menyeimbangkan prasangka yang berkembang dalam masyarakat.
Persoalan dan hambatan
Persoalan mendasar yang dihadapi media dalam kaitan dengan kearsipan adalah pertama, tradisi pendayagunaan kearsipan di kalangan wartawan masih rendah; dan kedua, kondisi sistem kearsipan di Indonesia pada umumnya juga masih belum bagus. Bidang kearsipan hanya dipandang sebagai pelayan informasi, bukan sumber informasi utama.
Intensif dan penghargaan dalam dunia kearsipan yang masih rendah ini menyebabkan upaya pembangunan sistem kearsipan dan pendokumentasian, seringkali belum menjadi prioritas di kalangan media, dan bahkan di Indonesia (Mungkin menarik untuk mengetahui, misalnya, data seberapa banyak wartawan Indonesia yang pernah berkunjung ke gedung arsip, untuk melihat indikator sejauhmana arsip digunakan oleh wartawan).
Jadi persoalan pertama menyangkut kearsipan adalan soal citra (image): bahwa gedung arsip identik dengan bangunan kusam, dengan tumpukan dokumen yang berdebu dan tak terawat. Padahal seperti pernah dikemukakan oleh seorang pakar, bahwa “dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian huikum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif.”
Di era informasi yang semakin kompleks ini, informasi bagaikan air bah, yang jika tidak dibendung dan diarahkan, bisa membuat masyarakat tenggelam dalam arus informasi. Masyarakat, khususnya wartawan, tidak mungkin mengandalkan ingatan untuk merujuk pada satu persitiwa atau pandangan tertentu. Tanpa adanya pengelolaan informasi melalui kearsipan, yang ada hanyalah kekacauan informasi.
Perkembangan teknologi informasi membawa kabar baik bagi pengelolan informasi dan dunia kearsipan. Melalui internet, jarak ruang dan waktu yang menjadi kendala bagi wartawan untuk mengakses informasi, dokumen, dan data yang tersimpan dalam arsip kini bisa dihilangkan. Saatnya telah tiba bagi media dan arsip menjadi satu tim tangguh untuk membangun dunia informasi yang lebih berkualitas dan berguna bagi upaya membangun masyarakat Indonesia.***
(Penulis adalah Sekretaris Eksekutif Dewan Pers)
http://www.madina-sk.com/index.php?option=com_content&task=view&id=249
Friday, 18 May 2007 22:36Written by admin
Oleh Lukas Luwarso
INFORMASI merupakan oksigen yang membuat media massa hidup dan berkembang, tanpa informasi media tidak mungkin ada. Salah satu sumber informasi penting bagi media adalah arsip. Dalam konteks lebih luas, arsip merupakan memori kolektif dan jatidiri bangsa. Dari arsip, suatu bangsa dapat dilihat bagaimana sosok pejalana bangsa tersebut. Sebagai rekaman informasi, arsip merupakan kumpulan ingatan, data, dan dokumen, yang berguna untuk merefleksi dan mengidentifikasi peristiwa atau persoalan, agar informasi media menjadi relevan.
Sayangnya, bidang kearsipan belum didayagunakan oleh komunitas media dengan optimal. Fungsi kearsipan yang sangat penting masih sering diabaikan dan hanya dimanfaatkan jika media perlu menayangkan atau mewartakan peristiwa sejarah. Padahal dokumentasi atau materi yang disimpan dalam arsip juga sangat relevan untuk melengkapi berita dan informasi aktual.
Misalnya laporan berita tentang resufle kabinet akan semakin menarik jika dilengkapi dengan laporan pelengkap tentang resufle dari jaman ke jaman, sejak presiden Soekarno sampai Susilo bambang Yudhoyono. Dari sajian informasi tersebut dapat dikaji atau dianalisa konteks politik, kecenderungan gaya leadership di Indonesia dari masa ke masa.
Melalul informasi yang lengkap dan akurat, dengan menggunakan dokumentasi arsip, media bukan cuma memberikan informasi, melainkan juga menyampaikan wacana (discourses) dan wawasan (insight) kepada audiensnya. Dengan memanfaatkan kearsipan, media bukan hanya meningkatkan kualitas informasinya, namun juga memajukan pemahaman publik dan mengasah proses pematangan berpikir masyarakat.
Wartawan berpikir lebih kritis
Penggunaan arsip selain membantu wartawan dalam memahami konteks sejarah dari satu peristiwa aktual, juga meningkatkan sikap kritis wartawan. Melalui arsip, wartawan dapat berinteraksi dengan konteks peristiwa masa lalu untuk mengembangkan kemampuan analisis dan berpikir secara lebih komprehensif.
Wartawan selalu dapat mengaktualkan dan menginterpretasikan peristiwa masa lalu untuk menarik garis kontekstual dengan peristiwa masa kini. Sejarah selalu merupakan hasil interpretasi atau refleksi sudut pandang personal, yang seringkali bias kepentingan. Dan peristiwa sejarah, sebagai satu interpretasi atas peristiwa, selalu bersifat tentatif kebenarannya.
“Kebenaran” suatu peristiwa sejarah akan selalu dapat direvisi atau dilengkapi dengan ditemukannya atau munculnya informasi atau fakta baru. Dengan demikian, selain membangun cara berpikir kritis, kearsipan juga mengajak wartawan agar berani bersikap skeptis, selalu mempertanyakan kebenaran suatu peristiwa atau fakta. Lebih jauh lagi, sikap kritis dan skeptis menuntun wartawan atau pengelola media untuk berupaya selalu bersikap jujur dalam menjalankan profesinya.
Sikap kritis, skeptis, dan jujur adalah modal penting bagi wartawan untuk menjalankan fungsinya sebapi the fourth eastate, pilar keempat demokrasi. Hal ini sangat penting untuk konteks Indonesia, ketika pilar pilar demokrasi lainnya (eksekutif, yudikatif, dan legislatif) belum mampu berfungsi dengan optimal. Wartawan musti mampu melakukan interpretasi terhadap satu fakta atau peristiwa, kemudian mampu menganalisis dan mengevaluasi, sebelum informasi tersebut disebarkan kepada publik sebagai informasi yang lengkap, akurat dan berkualitas.
Dengan membiasakan memanfaatkan arsip sebagai sumber informasi utama – bukan hanya sekadar pelengkap – wartawan dapat berinteraksi dengan peristiwa yang diliputnya. Hal ini penting mengingat interpretasi terhadap satu peristiwa selalu terkait dengan adanya paradigma dan prasangka. Adalah tugas wartawan untuk meluruskan paradigma atau menyeimbangkan prasangka yang berkembang dalam masyarakat.
Persoalan dan hambatan
Persoalan mendasar yang dihadapi media dalam kaitan dengan kearsipan adalah pertama, tradisi pendayagunaan kearsipan di kalangan wartawan masih rendah; dan kedua, kondisi sistem kearsipan di Indonesia pada umumnya juga masih belum bagus. Bidang kearsipan hanya dipandang sebagai pelayan informasi, bukan sumber informasi utama.
Intensif dan penghargaan dalam dunia kearsipan yang masih rendah ini menyebabkan upaya pembangunan sistem kearsipan dan pendokumentasian, seringkali belum menjadi prioritas di kalangan media, dan bahkan di Indonesia (Mungkin menarik untuk mengetahui, misalnya, data seberapa banyak wartawan Indonesia yang pernah berkunjung ke gedung arsip, untuk melihat indikator sejauhmana arsip digunakan oleh wartawan).
Jadi persoalan pertama menyangkut kearsipan adalan soal citra (image): bahwa gedung arsip identik dengan bangunan kusam, dengan tumpukan dokumen yang berdebu dan tak terawat. Padahal seperti pernah dikemukakan oleh seorang pakar, bahwa “dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian huikum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif.”
Di era informasi yang semakin kompleks ini, informasi bagaikan air bah, yang jika tidak dibendung dan diarahkan, bisa membuat masyarakat tenggelam dalam arus informasi. Masyarakat, khususnya wartawan, tidak mungkin mengandalkan ingatan untuk merujuk pada satu persitiwa atau pandangan tertentu. Tanpa adanya pengelolaan informasi melalui kearsipan, yang ada hanyalah kekacauan informasi.
Perkembangan teknologi informasi membawa kabar baik bagi pengelolan informasi dan dunia kearsipan. Melalui internet, jarak ruang dan waktu yang menjadi kendala bagi wartawan untuk mengakses informasi, dokumen, dan data yang tersimpan dalam arsip kini bisa dihilangkan. Saatnya telah tiba bagi media dan arsip menjadi satu tim tangguh untuk membangun dunia informasi yang lebih berkualitas dan berguna bagi upaya membangun masyarakat Indonesia.***
(Penulis adalah Sekretaris Eksekutif Dewan Pers)
http://www.madina-sk.com/index.php?option=com_content&task=view&id=249
Langganan:
Postingan (Atom)