ARSIP DAN ARSIPARIS INDONESIA (Sebuah Catatan Kecil)

Buletin Kearsipan "Khazanah" Volume I No 1, September 2008



ARSIP DAN ARSIPARIS INDONESIA
(Sebuah Catatan Kecil)

Machmoed Effendhie
A. Pengantar
Beban "terberat" dan persoalan penting yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan manajemen kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan manajemen kearsipan dan menghargai sebuah profesi. Hampir di setiap kesempatan diklat maupun seminar bidang kearsipan, persoalan persoalan klasik selalu muncul, yakni seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan oleh suatu instansi atau organisasi, rendahnya apresiasi pimpinan terhadap bidang kearsipan, bahkan yang lebih ekstrim lagi, pengelola kearsipan dipandang tak lebih dari sekedar "pemulung kertas", institusi kearsipan dianggap sebagai "tempat rehabilitasi" orang-orang yang kena punishment.

Persoalan-persoalan tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada pencitraan yang kurang tepat pada bidang kearsipan, baik institusi kearsipan maupun petugas arsip. Padahal tertib kearsipan, dengan manajemen kearsipan yang tepat, merupakan langkah awal yang penting dalam upaya menuju tertib administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan belaka apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.

Jika dilihat dari nilai pentingnya arsip, hampir semua orang akan mengatakan penting atau bahkan sangat penting. Seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif (Mykland, 1992: 21). Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu
bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelo-laan arsip secara baik, benar, prosedural, serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi.

Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya (Kennedy and Schauder, 1998: 1). Sebagai salah satu sumber informasi penting, arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi (arsip dinamis), disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti maupun akademisi (arsip statis).

B. Bahan pustaka dan Arsip
Dalam ilmu dokumentasi dikenal tiga cabang keilmuan yakni dokumentasi korporil (museum), dokumentasi literair (perpustakaan), dan dokumentasi privat (kearsipan). Bidang garapan museum yakni menge lola benda-benda artefak dan koleksi-koleksi antik serta naskah-naskah kuna yang memiliki nilai historis dan archaic. Sementara itu, bidang garapan perpustakaan adalah mengelola information product, informasi yang sengaja diciptakan untuk didesiminasikan kepada publik. Adapun bidang garapan kearsipan adalah terutama mengelola information by-product, yakni informasi yang lahir karena adanya aktivitas organisasi. Berpijak dari bidang garapan masing-masing, kemudian dapat diidentifikasikan perbedaan perpustakaan dengan kearsipan sebagai berikut:
(1) Fungsi perpustakaan adalah menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak, sedangkan fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi dari bukti aktivitas / kegiatan suatu organisasi atau perorangan sebagai organic entity.
(2) Pustakawan berhubungan dengan koleksi atau bahan pustaka dalam wujud berbagai kopi buku dari suatu terbitan yang sangat mungkin terdapat pada perpustakaan lain. Sedangkan arsiparis atau petugas kearsipan berhubungan dengan khasanah rekaman informasi berupa tulisan atau manuskrip yang unik dan tidak ada ditempat lain.
(3) Bahan pustaka merupakan materi diskrit, dimana antara satu buku dengan buku lain tidak saling bergantung. Adapun arsip tercipta sebagai akibat dari aktivitas fungsional suatu organisasi atau personal, arsip seringkali terdapat keterkaitan informasi dengan arsip yang lain sebagai satu unit informasi atau kelompok berkas.
(4) Bahan pustaka yang hilang dapat diganti dalam bentuk asli atau tersedia diperpustakaan lain, sedangkan arsip yang hilang tidak mungkin dapat digantikan keotentikannya dan tidak mungkin diperoleh dari tempat lain.
(5) Pustakawan berinteraksi dengan buku-buku sebagai satuan individu yang masing-masing memiliki identitas tersendiri, sedangkan petugas kearsipan tidak umum memperlakukan arsip secara individu karena berkas arsip adalah kesatuan informasi.
Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Media simpan bahan pustaka dan arsip dapat berupa media simpan konvensional (kertas), media simpan digital dan elektronik, serta media simpan khusus (in special formats) seperti kartografi, gambar teknik, dll. Kesamaan institusi kearsipan dan perpustakaan, keduanya mengelola informasi dan memberikan layanan pada publik.

C. Manajemen Kearsipan
Seorang Pakar kearsipan menyebutkan bahwa manajemen kearsipan pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur hidup arsip (life cycle of records), yang mencakup proses penciptaan (records creation), pendistribusian (records distribution), penggunaan arsip (records utilization), penyimpanan arsip aktif (storage active records), pemindahan arsip (records transfer), penyimpanan arsip inaktif (storage inactive records), pemusnahan arsip (records disposal) dan penyimpanan arsip secara permanen (permanent storage) (Wallace, 1992-.2-8)

Setiap tahapan di dalam daur hidup arsip merupakan sub sistem dari sistem secara keseluruhan. Setiap subsistem saling berhubungan dan berpengaruh terhadap subsistem selanjutnya. Tahap penciptaan sangat berpengaruh terhadap tahap penggunaan arsip, tahap pemeliharaan akan berpengaruh terhadap tahap penyusutan. Oleh karena itu, keseluruhan tahap daur hidup arsip harus dikelola dalam perspektif kesisteman yang lazim disebut manajemen kearsipan, yang hakikatnya terdiri dari records management (manajemen arsip dinamis) dan archives management (manajemen arsip statis). Dengan kemajuan teknologi informasi membawa pengaruh yang cukup kuat dalam manajemen kearsipan, yang kemudian pada tahun 1980-an berkembang sebuah pendekatan baru yang disebut
Records Continuum Model.

Sistem merupakan suatu kesatuan yang teroganisir yang meng- atur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Ricks, sebagai sekelompok kegiatan yang saling berkaitan dan secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Rick, 1992: 12). Dalam konteks kearsipan tentu tidak bisa dipisahkan dari penerapan seluruh daur hidup arsip dalam kerangka manajemen kearsipan.

Apabila suatu organisasi atau lembaga telah menerapkan seluruh daur hidup arsip secara konsisten maka organisasi atau lembaga tersebut dapat dikatakan telah menerapkan suatu sistem kearsipan. Di Indonesia, sejak zaman VOC sampai sekarang sekurang-kurangnya terdapat lima sistem Kearsipan yang pernah diterapkan, antara lain Sistem Agenda, Sistem Verbal, Sistem Kaulbach dan Sistem Pola Baru.

Sistem kearsipan adalah menerapkan seluruh elemen atau subsistem dari sistem tersebut secara konsisten. Apabila salah satu unsur dari suatu sistem kearsipan tidak diterapkan secara konsisten dan menyeluruh maka mustahil tujuan dari manajemen kearsipan dapat dicapai. Kenyataan yang ada sekarang, dalam konteks penerapan sistem kearsipan di negara kita, adalah ketidak konsistenan tersebut, terutama pada era setelah kemerdekaan. Ini dapat dibuktikan bahwa kondisi kearsipan pada masa setelah kemerdekaan lebih tidak teratur dibandingkan dengan ketika masa kolonial dan barangkali begitu juga dengan tertib administrasinya.

Sebagai kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan oleh organisasi, (Robek, 1987: 2) manajemen kearsipan, terutama kearsipan dinamis akan mewujudkan efisiensi dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi baik berupa pelayanan yang maksimal dan efektif (maximizes effective service) maupun untuk mengurangi biaya (emphasize economy/cost). Setidak tidaknya terdapat empat alasan pokok mengapa Manajemen Kearsipan sangat diperlukan, yakni pertama, sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory), kedua sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), ketiga sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support), dan keempat penyusutan berkas kerja

D. Arsiparis
Di Indonesia, pengertian "Records" dan "Archives" dapat ditelusuri dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Perbedaan keduanya terletak pada aspek fungsi penggunaan arsip tersebut. Records adalah arsip dinamis yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan atau dipergunakan secara langsung untuk operasional organisasi pencipta arsip. Arsip Dinamis ini dalam aspek kepentingan penggunaannya juga dibedakan lagi menjadi dua, yakni arsip dinamis aktif (active records/current records) dan arsip dinamis inaktif (inactive records). Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan keberadaan arsip ini di unit pengolah masing-masing unit kerja atau Central Files masing-masing organisasi. Adapun arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekwensi penggunaannya untuk kegiatan administrasi mulai menurun dan arsip ini dikelola dalam satu unit tersendiri yang disebut Records Centre (Pusat Arsip).

Sementara itu, archives atau arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan operasional organisasi penciptanya tetapi masih mempunyai nilai guna sekunder atau permanen (informational dan evidential value). Pengelolaan arsip statis tidak lagi berada di instansi penciptanya, tetapi dikelola oleh lembaga tersendiri seperti Arsip Nasional RI, Badan Kearsipan Propinsi, Kantor Kearsipan Kabupaten/Kota, dan Arsip Universitas (University Archives) .
Di banyak negara, Records Manager (Manajer Arsip Dinamis) dan Archivist (Arsiparis), masing masing berdiri sendiri sebagai profesi terpisah. Records Manager bertanggung jawab terhadap kegiatan Records Management (arsip dinamis) sedangkan Archivist bertanggung jawab terhadap kegiatan Archives Management atau Archives Administration (arsip statis). Atau dengan kata lain, seorang Records Manager bertugas meng- urusi arsip dinamis aktif dan inaktif yang meliputi kegiatan temubalik secara sistematis, pengendalian, pemeliharaan, penyebaran, dan penyusutan arsip di instansinya. Sementara itu, Archivist bertugas mengelola arsip statis mulai dari menyeleksi, menilai dan melestarikan arsip yang oleh instansi penciptanya dinilai mempunyai nilai sejarah (Wallace, 1992: 512). Arsip statis merupakan records (arsip dinamis) yang dipelihara secara permanen untuk rujukan dan penelitian dan sesudah melalui penyeleksian kemudian disimpan dalam institusi kearsipan.

Lembaga-lembaga pendidikan kearsipan di luar negeri sudah lama mengadopsi kurikulum yang dikeluarkan UNESCO yang membedakan dengan jelas antara Records Management dan Administration of Modern Archives (General Information Programme and UNISIST-UNESCO, 1992). Dari lembaga-lembaga pendidikan tersebut selain melahirkan gene- ralis (misalnya Record Manager dan Archivist) juga melahirkan spesialis (misalnya ahli Bussines Records, Banking Records, Medical Records, Electronic Records, ahli konservasi, ahli preservasi, dll).

Di Indonesia, sebutan Arsiparis, dalam kenyataannya, secara formal mengacu pada pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah (Kepmenpan No. 36, 1990). Dalam Kepmenpan tersebut juga dirinci lagi fungsi dan tugasnya secara berjenjang. Asisten : mampu antara lain mengolah arsip dan atau informasi untuk mendukung kegiatan operasional organisasi. Ajun dibedakan antara jalur ketrampilan dan keahlian. Untuk ketrampilan diharapkan mampu mengolah arsip dan atau informasi, melakukan penataan dan pelestarian arsip. Untuk jalur keahlian: mampu mengelola arsip dan atau informasi, melakukan pengaturan, penggunaan, pengkajian, dan pengembangan sistem kearsipan dengan berbagai aspeknya. Untuk jenjang arsiparis mampu melakukan kegiatan strategis di bidang kearsipan melalui pembinaan, pengkajian dan pengembangan teori dan konsep baru.


Dengan begitu, Arsiparis Indonesia mempunyai dua fungsi yakni harus dapat memberikan sumbangan nyata untuk peningkatan efisiensi operasional instansi (Manajemen arsip dinamis) dan mampu melaksanakan manajemen arsip statis dengan sasaran utama pelestarian bukti pertanggungan jawab nasional dan pewarisan nilai budaya bangsa secara efisien.

E. Penutup
Apabila selama ini peran pengelola kearsipan dalam suatu organisasi dipandang relatif rendah maka dengan kemampuan mengadopsi perkembangan teknologi informasi dan bekerja secara profesional akan merubah image yang selama ini melekat pada diri pengelola bidang kearsipan.

Perpustakaan dan kearsipan mempunyai bidang garapan yang sama, yakni sama-sama mengelola informasi. Perbedaannya, kalau perpustakaan mengelola informasi dalam bingkai information product, yakni informasi yang sengaja diciptakan untuk didesiminasikan kepada publik. Adapun kearsipan mengelola informasi terutama information by-product, yakni informasi yang lahir karena adanya kegiatan ogranisasi atau institusi.
Arsiparis Indonesia adalah sebuah profesi yang diakui negara untuk Pegawai Negeri Sipil, dengan tugas "mulia" yakni sebagai Records Manager (pengelola arsip dinamis) dan sebagai Archivist (pengelola arsip statis).


Daftar Pustaka
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder, Records Management, A guide to
Corporate Record Keeping Melbourne: Longman, 1998.

Mykland, Liv Protection and identity: The Archivist's Identity and
Professionalism, MontreaI:ICA, XIIth, 1992.

Ricks, Betty, et.al., Information and Image Management.- a Records System
Approach, South Western Publishing Co., Cincinnati, 1992

Wallace, Patricia E., et.al., Records Management Intregated Information
Systems, New Jersey: Prentice Hall Inc., 1992

http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil.php?id=40