Selasa, 12 April 2011

Artikel Kearsipan
BANGGA ATAS PROFESI ARSIPARIS
Ditulis oleh Drs. H. So'im, MM
Wednesday, 23 December 2009 02:49
Permasalahan klasik yang selalu muncul dalam rangka penge1olaan arsip adalah berkaitan dengan sumber daya manusia, sarana dan prasarana dan sumber daya keuangan atau anggaran yang sangat terbatas dan minim. Di samping itu rendahnya apresiasi terhadap pengelolaan arsip... “Itu realita”.. Namun yang perlu kami sampaikan di sini adalah, apakah dengan kondisi seperti itu lantas kita tidak berbuat apa- apa?. Ada pepatah yang mengatakan hahwa di dalam hambatan pasti ada jalan keluar, di dalam keterbatasan pasti ada peluang, di dalam masalah pasti ada solusi. Nah di sini, dalam hambatan, keterbatasan dan masalah kami tantang arsiparis untuk mencari jalan keluar, mencari peluang dan mencari solusi. Jangan pasrah dan nglokro atau patah semangat. Kalau arsiparis pasrah dan nglokro, maka selamanya rea1itas di atas tidak akan pernah berubah. Yang dapat merubah realitas tersebut ya arsiparis sendiri, jangan pernah terlalu berharap belas kasihan dan pihak manapun. Arsiparis harus mampu menunjukkan bahwa arsip itu memang sangat penting. Bagaimana cara menunjukkan bahwa arsip itu penting?.Arsiparis bisa menghargai keberadaan arsip, menghargai pengelolaan arsip dan menghargai institusi kearsipan itu sendiri. Jangan berharap orang lain menghargai kearsipan, kalau orang yang berkecimpung di dalam pengelolaan arsip sendiri tidak mampu menghargainya. Sekarang jujur saja, siapa diantara arsiparis yang bangga atas profesi pengelolaan arsip (arsiparis)?. Kebanggaan atas sebuah profesi yang digeluti itu merupakan modal utama untuk dapat dihargai oleh orang lain. Selanjutnya dengan kepercayaan diri dan kebanggaan tersebut segala sesuatu akan dapat dirubah. Bukankah Allah berfirman: tidak akan berubah nasib suatu kaum, apabila mereka sendiri tidak mau berubah. Baca Artikel Lengkapnya


MENINGKATKAN PROFESIONALISME ARSIPARIS
Ditulis oleh Drs. H. Rapingun
Wednesday, 23 December 2009 02:47
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. OIeh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dan birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dan seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana se!alu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Baca Artikel Lengkapnya


FUNGSI ARSIP DAN PERAN ORGANISASI PROFESI ARSIPARIS
Ditulis oleh Dra. Monika Nur Lastiyani
Wednesday, 23 December 2009 02:45
Arsip merupakan salah satu sumber informasi penting. Bukan saja bagi pelaksanaan manajemen sebuah institusi tetapi lebih dari itu juga merupakan unsur penting dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam segala aspek kehidupan senantiasa memerlukan ketersediaan arsip. Kiranya tidak berlebihan apabila dikatakan bahwa arsip menjadi faktor yang dapat mempengaruhi keutuhan sebagai sebuah bangsa maupun sebuah negara. Keutuhan negara terancam apabila tidak tersedia arsip secara memadai. Kasus lepasnya Sipadan dan Ligitan adalah fakta yang harus menjadikan pelajaran untuk lebih memiliki kesadaran akan arti penting arsip dengan segala aspeknya. Keutuhan negara tentu bukan saja menyangkut wilayah tetapi keutuhan sejarah, sumber hukum, kedaulatan ekonomi, ataupun khasanah budaya.
Kedudukan arsip yang memiliki fungsi penting dalam kehidupan berbangsa, bernegara, dan bermasyarakat semakin kokoh dengan terbitnya Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 serta Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009. Peraturan Pemerintah nomor 38 Tahun 2007 mengamanatkan kearsipan sebagai tugas wajib bagi daerah. Konsekuensinya setiap daerah, baik kabupaten/ kota maupun provinsi wajib membentuk lembaga yang memiliki kewenangan di bidang kearsipan.
Demikian juga di dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 secara tegas mengatur kedudukan arsip dalam manajemen maupun dalam konteks kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Di dalam undang-undang tersebut secara tegas mewajibkan setiap pejabat pemegang otoritas dalam suatu instansi untuk menyelenggarakan tata kearsipan. Bagi yang tidak melaksanakannya diancam dengan sangsi, baik admninistrasi maupun pidana bagi yang tidak melaksanakannya. Baca Artikel Lengkapnya

KULTUR KEARSIPAN
Ditulis oleh Dra. Kristiana Swasti, M.Si
Wednesday, 23 December 2009 02:40
Sejak diundangkannya Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Kearsipan, di kalangan masyarakat awam maupun di lingkungan birokrasi peme rintah masih diwarnai oleh persepsi yang salah tentang arsip dan kearsipan. Kesan orang tentang arsip masih saja serba negatif. Arsip dicitrakan sebatas kertas-kertas kumal, surat-surat yang tidak terpakai lagi, atau pertinggal yang disimpan oleh pencipta surat. Bekerja di bidang kearsipan dianggap dianggap sebagai orang yang diarsipkan, orang buangan, diparkir, dan sebagainya. Pola penempat an pegawai di bidang kearsipan selama ini juga kurang menguntung kan. Pegawai yang ditempatkan di unit kearsipan, termasuk mengurus surat – menyurat, di kalangan instansi pemerintah rata- rata berkualitas rendah, pendidikan rendah, bahkan tidak jarang orang yang di mana-mana tidak terpakai, apakah karena tidak berkemampuan ataupun karena tidak disenangi atasan.
Akan tetapi kalau para pejabat ditanya tentang arsip, tidak seorang pun akan menga takan bahwa arsip itu tidak penting, bahkan semua pejabat akan mengatakan sangat penting. Ironisnya dalam penempatan. pegawai, sangat jarang seseorang yang berpendidikan tinggi, trampil dan cekatan, jujur dan berkemampuan ditempatkan di unit kearsipan. Biasanya mereka dipekerjakan di unit operasional. Baca Artikel Lengkapnya


BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI DIY Peran dan Fungsinya di Era Informasi
Ditulis oleh Dra. Kristiana Swasti, M.Si
Wednesday, 23 December 2009 02:37
Globalisasi menuntut setiap orang yang memiliki samangat kompetitif untuk berpikir dan bertindak secara efektif dan efisien. Era ini juga menuntut kecepatan dan ketepatan informasi. Penguasaan informasi menggantikan peran senjata dalam perang konvensional. Penguasaan informasi akan menetukan hegemoni suatu bangsa.
Dalam rangka berkompetisi di era yang tidak tersekat lagi oleh batas-batas budaya, politik, sosial, dan teritorial initidak ada bangsa yang dapat menutup akses dengan dunia luar. Keleluasaan akses terhadap informasi dan kemampuan untuk memberdayakan informasi akan mempengaruhi kemajuan dan perkembangan kualitas suatu bangsa. Demikian juga ketersediaan sumber informasi yang accesible menjadi kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan. Bahkan dalam piagam hak azasi manusia disebutkan bahwa memperoleh informasi dan memanfaatkannya dalam rangka mengembangkan kehidupan pribadi dan lingkungan sosial merupakan salah satu hak azasi yang harus dihormati.
Begitu juga dalam ranka mengembangkan kemajuan masyarakat serta menciptakan pemerintahan yang transaparan dibutuhkan ketersediaan informasi yang cepat, akurat, daqn lengkap. Penyelenggaraan pemerintahan yang menjamin transparansi serta kebebasan memperoleh informasi harus dilandasari azas manfaat dan diarahkan untuk mendorong partisipasi aktif masyarakat, baik daqlam proses pengambilan kebijakan, pelaksanaan roda pemerintahan, pengawasan publik terhadap lembaga penyelenggara pemerintahan, serta proses berbangsa dan bermasyarakat secara keseluruhan. Baca Artikel Lengkapnya



Artikel Kearsipan
EKSISTENSI KEARSIPAN DI PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Ditulis oleh Dra. Endar Hidayati
Wednesday, 23 December 2009 02:35
Keluarnya Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah merupakan respon terhadap Undang Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, pada prinsipnya dimaksudkan untuk memberi arah dan pedoman yang jelas kepada Daerah dalam menata organisasi sesuai dengan keperluannya. Adanya otonomi yang dimiliki telah memberikan keleluasaan dalam menyelenggarakan otonomi daerah tanpa adanya tekanan dan atau paksaan dari siapapun termasuk dari pemerintah pusat. Faktor-faktor potensi dan kemampuan, luas wilayah, dan jumlah penduduk yang dilayani setidaknya menjadi pertimbangan rasional dalam menghitung beban kerja yang dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan besar dan bentuk organisasi perangkat daerah bagi suatu daerah sehingga efisien dan efektif. Oleh karenanya besaran dan jumlah organisasi perangkat daerah di setiap daerah tidak selalu sama/seragam.
Demikian halnya di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, dengan maksud untuk dapat mempermudah dalam melayani masyarakat, telah pula melaksanakan pengembangan organisasi perangkat daerah. Diantara berbagai organisasi perangkat daerah dimaksud salah satunya adalah untuk menangani urusan kearsipan yang bertanggung-jawab dalam penyelamatan arsip sebagai bukti pendukung otentik penyelenggaraan pemerintahan daerah. Penanganan urusan kearsipan ini, dengan pertimbangan perumpunan urusan, kemudian mengalami pengembangan yaitu menyatukannya dengan penanganan urusan perpustakaan dalam suatu kelembagaan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah. Walaupun sudah di“tata ulang” namun bebagai permasalahan seperti keterbatasan sumber daya manusia, prasarana dan sarana, maupun pembiayaan masih perlu pemikiran agar kearsipan di Provinsi DIY dapat eksis. Baca Artikel Lengkapnya


PENATAAN BERKAS
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Wednesday, 23 December 2009 02:14
Arsip merupakan urat nadi bagi suatu organisasi. Oleh karena itu perlu dikelola secara sistematis. Kegiatan yang cukup penting dalam pelaksanaan tata learsipan dinamis adalah penataan berkas. Kegiatan ini tidak sekedar menumpuk-numpuk arsip kemudian disimpan tetapi terkait denganpenyimpanan dan penemuan kembali arsip secara sisitematis.
Berkaitan dengan pentingnya arsip dalam pengambilan keputusan maka penataan berkas harus dapat diaplikasikan secara tepat dan terpadu, serta memudahkan dalam pelaksanaan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Sehingga dapat menjamin ketersediaan informasi secara cepat, tepat, lengkap, dan berkualitas.
Penataan berkas atau secara teknis disebutfiling merupakan kegiatan lanjutan dari penanganan arsip ketika langkah pengurusan surat telah selesai dilaksanakan. Dalam hal ini ketertiban pelaksanaan pengurusan surat akan mempengaruhi penataan berkas (Michael : 79). Selain bersifat accesibility juga harus memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip dan mendasari tercapainyan tujuan kearsipan. (Mike Harvey, 1998:83).
Penataan berkas yang baik adalah sesuai dengan kondisi organisasi, sederhana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasikan bila terjadi perubahan sistem, fleksibel, dan elastis untuk menampung perkembangan, murah, aman, jelas, dan logis.(Mike Harvey, 1989:83-87). Secara teknis penataaan berkas juga harus mempertimbangkan kepentingan maupun fungsi berkas itu sendiri. Baca Artikel Lengkapnya


ARSIP, ARSIPARIS, DAN ARTI PENTING
Ditulis oleh Burhanudin DR
Wednesday, 23 December 2009 02:12
Dinamika masyarakat global semakin terakselerasi dengan dukungan teknologi informasi yang memungkinkan terselenggaranya arus informasi secara cepat dan tanpa batas. Hampir tidak ada ruang untuk membendung laju informasi. Setiap sudut di belahan dunia dengan tanpa kendala yang berarti dapat dijelajahi secara cepat. Alvin Toffler menyebutnya sebagai gelombang ketiga (third wave), juga sebagai era informasi atau juga sebagai masyarakat super industrial (Alvin Toffler, 1994,23-24).
Arus informasi yang cepat, ditopang dengan kemajuan teknologi menyebabkan cakrawala kehidupan semakin luas. Sebaliknya dunia terasa semakin menyempit. Hubungan bangsa satu dengan yang lain tidak lagi dibatasi sekat-sekat administratif dan politis. Informasi di belahan dunia lain dapat diakses di belahan dunia yang berbeda tanpa menunggu waktu yang terlalu panjang. Tanpa keluar rumah orang dapat melihat dunia. Teknologi internet dengan segala bentuk pengembangannya memberi kemungkinan bagi setiap orang untuk mengintip kejadian di tempat lain. Sebaliknya, tanpa harus melangkah keluar rumah orang dapat menyebarkan informasi menurut cakupan yang dihendaki.
Kondisi yang demikian menyebabkan berbagai permasalahan yang terjadi di suatu wilayah tidak lagi menjadi permasalahan yang bersifat regional tetapi menjadi permasalahan global. Suatu kejadian bukan lagi menjadi informasi yang dapat dimonopoli oleh masyarakat tempat dimana peristiwa itu terjadi tetapi menjadi konsumsi bagi masyarakat dalam cakupan global. Suatu region tidak dapat menutup diri dari kondisi yang bersifat saling mempengaruhi. Isue merebaknya flu babi yang terjadi di Meksiko dalam waktu yang bersamaan tersebar ke seluruh penjuru dunia adalah contoh aktual yang dapat dikemukakan. Penyebaran isu tersebut bukan sekedar informasi yang dapat ditelan begitu saja tetapi juga mmpunyai reaksi yang bersifat global.
Indonesia sebagai suatu state tidak dapat terlepas dari kondisi global yang terjadi. Demikian pula kejadian di Indonesia akan menyebar dan memungkinkan munculnya reaksi secara global. Seiring dengan perkembangan informasi yang demikian cepat, diikuti pula kesadaran akan arti penting informasi, diperlukan kesiapan untuk mampu mengelola informasi secara akurat, efisien, dan efektif. Kecerobohan dapat mengelola informasi sangat berpotensi bagi munculnya permasalahan. Baca Artikel Lengkapnya

SERTIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN
Ditulis oleh Atik Widyastuti, A.Md
Wednesday, 23 December 2009 02:11
Setiap organisasi pasti memerlukan arsip sebagai sumber informasi dalam rangka pengambilan keputusan, perencanaan maupun pengambilan keputusan. Terkait dengan kepentingan tersebut maka arsip perlu untuk dijamin keselamatannya baik secara fisik maupun informasinya. Ketersediaan sumber daya manusia kearsipan yang handal dan professional merupakan syarat wajib untuk dapat mewujudkan hal tersebut. Era globalisasi dan informasi saat ini menuntut adanya peningkatan mutu sumber daya manusia di bidang kearsipan. Untuk itu diperlukan adanya klasifikasi dan kualifikasi standar kemampuan sumber daya manusia kearsipan.
Berkenaan dengan hal tersebut diperlukan adanya upaya mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik serta perlu adanya penilaian untuk menjamin dan memberikan pengakuan atas kompetensi dan profesionalitas penyelenggaraan kearsipan. Selain itu diperlukan juga adanya upaya untuk memberikan jaminan terhadap kompetensi profesionalitas dalam penyelenggaraan kearsipan. Salah satu upaya untuk merealisasikannya adalah dengan menyelenggarakan Sertifikasi Kearsipan.Baca Artikel Lengkapnya


Pentingnya Sistem Informasi Geografis sebagai ARSIP untuk Penyimpanan Data Gempa
Ditulis oleh Tikta Susilawati
Wednesday, 23 December 2009 02:09
Gempa bumi merupakan suatu peristiwa getaran yang terjadi di permukaan bumi dan diakibatkan oleh tenaga endogen. Penyebab kerusakan yang diakibatkan oleh gempa bumi antara lain adalah penyebab kerusakan yang diakibatkan oleh adanya gempa bumi adalah getaran, deformasi, penyebab kelemahan, longsoran pada lereng, banjir dan kebakaran. Peran aktif pemanfaatan ARSIP untuk menyimpan data sangat besar. Apabila terjadi suatu hal tidak diinginkan seperti gempa bumi dan bencana alam lainnya, kehilangan suatu data penting masih dapat dilakukan pencarian data aslinya. ARSIP berfungsi sebagai basis data untuk suatu pekerjaan, karena semua data yang akan digunakan dan hasil pengolahannya disimpan rapi. Apabila data yang dimiliki mempunyai proses penyimpanan yang rapi, maka akan memepermudah pengguna untuk mencari suatu data yang hilang. Sehingga masing-masing orang hendaknya merupakan data ARSIP untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian data. Baca Artikel Lengkapnya



Artikel Kearsipan
ARSIP VITAL SEBAGAI DARAH KEHIDUPAN ORGANISASI
Ditulis oleh Suhardo Soerotani
Wednesday, 23 December 2009 02:07
Salah satu fungsi yang paling penting dalam perkantoran adalah Manajemen Arsip Dinamis. Arsip adalah informasi terekam (recorded information) yang merupakan bukti otentik aktivitas pelaksanaan fungsi organisasi. Dalam suatu kehidupan tentu tidak lepas dari arsip, karena arsip merupakan catatan aktivitas kehidupan yang terekam secara langsung dan melekat pada wujud aslinya. Oleh karena itu arsip memiliki karakteristik antara lain unik, otentik, syah, kredibel dan lengkap atau integrity.
Pada setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta atau perusahaan, dapat dipastikan selalu menghasilkan arsip, sepanjang organisasi tersebut masih aktif melaksanakan fungsi dan tugasnya dan tentu saja arsip akan selalu tercipta terus menerus dalam setiap tahunnya. Semakin tinggi organisasi akan semakin besar perannya dan semakin banyak fungsinya. Organisasi yang mempunyai banyak fungsi tentunya arsip yang dihasilkan juga akan banyak, dan semakin banyak arsip yang dihasilkan akan semakin sulit dalam pengelolaannya. Dengan demikian memiliki peluang yang sangat besar terhadap hilang, rusaknya arsip ketika diperlukan. Oleh karena itu perlu adanya pengelolaan arsip yang baik. Tentu saja arsip tidak selalu disimpan selamanya. Arsip disimpan berdasarkan fungsinya yang memiliki nilai-nilai kegunaan bagi organisasi dimana terdapat jangka hidup arsip, atau dalam istilah manajemen kearsipan adalah daur hidup (Life cycle)
Apabila dilihat dari fungsi kegunaannya, menurut Shelenberg fungsi arsip dibagi menjadi fungsi Primer dan Sekunder sedangkan Jacknision membagikan dalam fungsi administrative danHistorical. Sedangkan dari bahasa Belanda fungsi arsip terdiri dari dinamisch archief danstatisch archief. Karena Negara kita lama dijajah Belanda maka di Indonesia dikenal arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis merupakan fungsi primer sebagai tujuan utama diciptakan arsip yaitu kegunaan primer bagi organisasi. Arsip dan organisasi tidak dapat dipisahkan. Organisasi tidak akan dapat hidup apabila tanpa adanya arsip. Arsip mempunyai arti pen-ting bagi organisasi yaitu sebagai tulang punggung organisasi, sebagai bukti syah di pengadilan, sebagai memori organisasi, sebagai alat pengambilan keputusan bagi pimpinan organisasi, merupakan asset organisasi, sebagai sarana investigasi, sebagai darah kehidupan organisasi serta sebagai bukti sejarah.
Arsip sebagai darah kehidupan organisasi, bahwa sepanjang organisasi masih hidup tidak akan lepas dari arsip-arsip yang dihasilkan. Arsip disini diibaratkan darah mengalir karena arsip berkaitan erat dengan fungsi organisasi, sehingga hilangnya arsip dapat mengakibatkan berhentinya fungsi organisasi. Menurut Suzan Diamon bahwa di Amerika banyak 40 % perusahaan tidak dapat mengoperasionalkan kembali dikarenakan kehi-langan dokumen/arsip-arsipnya yang dikarenakan musibah kebakaran sehingga dalam jangka waktu cukup lama perusahaan aktivitasnya terhenti.
Dalam fungsi sekunder, arsip mempunyai fungsi berkelanjutan yaitu ketika masa dinamis berakhir ternyata arsip memiliki nilai-nilai kesejarahan yang dapat dimanfaatkan bagi masyarakat luas untuk studi kesejarahan. Tentusaja arsip diciptakan tidak untuk kepentingan sejarah. Namun ketika arsip tersebut sudah tidak digunakan oleh organisasi pencipta arsipnya atau lebih dikenal sebagai creating agency arsip memiliki nilai-nilai kesejarahan (historical value). Baca Artikel Lengkapnya


FUNGSI ARSIPARIS DI INDONESIA
Ditulis oleh Suhardo Soerotani
Wednesday, 23 December 2009 02:04
Arsip merupakan recorded information yang diciptakan organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai recorded information arsip merupakan sumber informasi yang sangat penting bagi operasional fungsinya dalam kegiatan administrasi antara lain sebagai pusat ingatan, sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai bukti akuntabilitas dsb.
Apabila dilihat dari nilai pentingnya arsip, hampir semua orang mengatakan bahwa arsip adalah penting atau bahkan sangat penting. Presiden Panama mengatakanGovernment without archives is like soldier without rifles, doctors without medicines, farmers without seeds and mechanics without tools …. Archives above all is dumb witness, inseparable, reliable and lasting, which witness the success, failure, growth and the glory of nation (Dr. Ricardo Joaquin Alfaro, President of Panama Republic, 1937). Artinya kurang lebih : “Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, mekanik tanpa alat…arsip tersebut merupakan saksi bisu yang tidak dapat dipisahkan, dapat dipercaya, dan abadi, yang merupakan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, perkembangan dan kemuliaan bangsa”. Dari pendapat tersebut dapat dipastikan bahwa tidak adanya arsip akan mengakibatkan penuh ketidak pastian yaitu ketidak pastian hukum akibat dari kehilangan bukti-bukti otentik, pemerintahan menjadi hampa akibat tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, maupun identitas kolektif suatu bangsa. Oleh karena itu perlu adanya pengelolaan arsip secara baik, benar dan prosedural, dan menempatkan arsip sebagai informasi terekam tidak hanya sekedar sampah aktivitas organisasi. Baca Artikel Lengkapnya


MENGENAL JABATAN FUNGSIONAL “SIAPA & BAGAIMANA SISTIM KEPEGAWAIAN AUDITOR
Ditulis oleh Siti Haryani
Tuesday, 22 December 2009 05:32
Guna memenuhi harapan dan tuntutan publik terhadap kinerja pemerintah, maka sejak bergulirnya revormasi tahun 1998 berbagai kebijakan secara periodik selalu dikaji/diperbarui. Pelaksanaan kebijakan -kebijakan dari Pemerintah antara lain untuk memenuhi harapan dan tuntutan masyarakat agar tercipta pelayanan publik yang lebih efisien dan efektif serta lebih baik sehingga tercipta tata kelola ke pemerintahan yang baik "Good Government". Demikian pula dalam pembentukan struktur organisasi kelembagaan yang ada di masing-masing departemen/institusi pemerintah, dari tahun ke tahun/waktu ke waktu terus dikaji. Pemikiran, kebijakan penerapan paradigma "miskin/ramping struktur kaya fungsi" menjadi pembahasan/kajian pada berbagai departemen dan Pemerintah Daerah baik di level Provinsi maupun Kabupaten/Kota juga terkena dampaknya. Demikian pula Pemerintah Provinsi DIY dalam pembentukan struktur organisasi Perangkat Daerah harus menyelaraskan dan menyesuaikan diri dengan kebijakan/ketentuan peraturan perundang -undangan yang berlaku. Pemda DIY sejak tahun 2003 sampai dengan sekarang tahun 2009 sudah 2 (dua) kali melakukan perubahan struktur organisasi kelembagaan yang di tetapkan dalam bentuk Peraturan Daerah. Produk hukum tentang struktur organisasi tersebut antara lain: Peraturan Daerah Provinsi DIY Nomor 2 Tahun 2004 tentang Pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah di Lingkungan Pemerintah Provinsi DIY.
Nuansa pemikiran penyusunan organisasi kelembagaan "miskin/ramping struktur namun kaya fungsi" benar-benar diimplementasikan oleh Pemerintah Daerah Provinsi DIY pada tahun 2004 saat pembentukan organisasi Lembaga Teknis Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY. Hal tersebut sangat terasa pada struktur organisasi pengawasan Inspektorat Provinsi DIY. Baca Artikel Lengkapnya

PENGELOLAAN ARSIP KARTOGRAFI
Ditulis oleh Rusidi
Tuesday, 22 December 2009 05:31
Setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta pasti memerlukan informasi dalam kegiatan manajemennya. Informasi tersebut dapat terekam dalam berbagai media baik kertas maupu non kertas seperti media baru dan elektronik yang biasa disebut arsip.
Menurut Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, badan-badan swasta dan perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan.
Dalam bentuk corak apapun mengandung pengertian bahwa arsip tidak hanya berbentuk kertas tetaapi juga non kertas. Adapun bentuk corak arsip secara umum dapat dibedakan menjadi empat macam yaitu :
1. Arsip tekstual/paper records/conventional records, human readable records, antara lain ; kontrak, kwitansi, dll
2. Arsip audio visual antara lain arsip citra bergerak, gambar static, dan arsip rekaman suara.
3. Arsip kartografik dan kearsitekturan (cartographic & architectural records).
4. Arsip elektronik antara lain elektronik records, elektronik based-records, computer records, machine readable records.
Dalam tulisan ini penulis akan menguraikan tentang arsip kartografi yang meliputi pengertian, jenis dan macamnya dan teknis pengelolaannya. Baca Artikel Lengkapnya


PENGELOLAAN ARSIP FOTO
Ditulis oleh Rusidi
Tuesday, 22 December 2009 05:29
Menurut Undang-undang nomor 7 tahun 1971 yang dimaksud dengan arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan, badan-badan swasta, dan perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan
Dalam bentuk corak apapun artinya bahwa arsip dapat terekam dalam media kertas maupun non kertas yang secara umum dapat dibagi menjadi empat yaitu :
1. Arsip tekstual / Paper Records / Paper Based Records / Conventional Records / Human Readable Records / Hard Copy
2. Arsip Audio-Visual (Audio-visual Based Records) meliputi : Gambar static / Still Images, Citra bergerak / Moving Images, dan Rekaman suara / Sound Recording
3. Arsip Kartografik dan Kearsitekturan (Cartographic and Architectuctural Records)
4. Arsip Elektronik / Electronic Records / Elektronic Based-Records / Computer Records / Machine Readable Records
Bentu corak atau media rekam arsip akan berpengaruh terhadap pengelolaan arsip yang bersangkutan. Pengelolaan arsip tekstual berbeda dengan pengelolaan arsip audio-visual, arsip kartografik dan kearsitekturan, begitu pula dengan arsip elektronik. Karena masing-masing media memiliki sifat dan karakteristik yang berbeda-beda. Maka pengelolaannyapun harus disesuaikan agar arsip tidak mudah rusak.
Dalam tulisan ini akan diuraikan tentang pengelolaan arsip audio-visual khususnya arsip foto atau arsip gambar static pada masa aktif maupun setelah memasuki masa inaktif yang meliputi ; penciptaan, penataan, pengolahan, pemeliharaan, penyusutan, dan layanan/penyajian. Baca Artikel Lengkapnya





Artikel Kearsipan
Pengelolaan Arsip Elektronik Format Dokumen
Ditulis oleh Rosyid Budiman
Tuesday, 22 December 2009 05:27
Definisi arsip elektonik menurut ARMA Standar Program dalam Gossary of Records management Terms, adalah Machine-Readable Record: Coded information which to be understood, must be translated by a computer yaitu Arsip terbacakan mesin: Informasi dalam bentuk kode yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih dahulu dengan komputer. Dari definisi di atas dapat ditarik pengertian dari arsip elektronik yaitu arsip yang diciptakan, dikomunikasikan, dan dikelola secara elektronik, dalam hal ini adalah menggunakan teknologi komputer, arsip tersebut bisa jadi karena memang diciptakan secara eletronik atau karena hasil alih media dari arsip konvensional.
Daur hidup arsip elektronik dimulai dari penciptaan yaitu secara elektronik atau dari hasil proses alih media. Kemudian dilakukan penyimpanan dan diperlukan adanya sistem penemuan kembali baik secara manual maupun yang lebih baik adalah secara otomasi menggunakan aplikasi pemrograman. Baca Artikel Lengkapnya


Data Pendukung Layanan Arsip Media Akses
Ditulis oleh Rosyid Budiman
Tuesday, 22 December 2009 05:26
Sesuai dengan namanya aplikasi layanan arsip elektronik media akses, maka disamping aplikasi dibutuhkan data pendukung yang merupakan data utama dimana jika data ini tidak tersedia maka aplikasi tidak dapat berjalan dengan baik. Data pendukung yang dibutuhkan adalah arsip elektronik yang merupakan jenis arsip hasil proses digitalisasi dari arsip konvensional. Arsip elektronik yang digunakan untuk media akses adalah arsip elektronik format PDF yaitu format standar dokumen untuk pemakaian secara online mengingat aplikasi ini memang dibangun dengan mempertimbangkan untuk penggunaan secara online jika memang sudah tersedia dasar hukum maupun aturan pengaksesan arsip elektronik melalui media internet.
Arsip elektronik diciptakan dengan melalui proses digitalisasi dari arsip konvensional dimana proses ini membutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut :
• Tahapan pengumpulan bahan
• Tahapan pemindaian
• Tahapan manipulasi
• Tahapan entry data
• Dan terakhir tahapan editing dan koreks.
• Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Tuesday, 22 December 2009 05:29 )

Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik
Ditulis oleh Rosyid Budiman
Tuesday, 22 December 2009 05:24
Arsip pada dasarnya dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian besar, jenis pertama adalah arsip berbasiskan kertas disebut dengan arsip konvensional. Arsip konvensional terdiri dari arsip tekstual yaitu arsip berbasiskan kertas yang uraian informasinya berbentuk kertas, arsip foto yaitu arsip berbasiskan kertas yang isi informasinya berupa citra diam (still visual) tidak bergerak seperti foto, gambar, slide, dan poster, terakhir adalah arsip kartografi yaitu arsip berbasiskan kertas yang informasinya tertulis dalam bentuk grafik atau foto metrik, termasuk didalamnya antara lain peta, desain bangun mesin, desain bangun pesawat, bagan, dan sejenisnya.
Arsip jenis kedua adalah arsip berbasiskan non kertas disebut dengan arsip media baru yaitu arsip yang berisi informasi yang direkam dalam bentuk elektronik yang menggunakan peralatan khusus, seperti arsip baca mesin dan arsip pandang dengar yang terdiri dari arsip rekaman suara yaitu arsip berbasiskan non kertas yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara dengan mempergunakan sistem perekam tertentu, arsip video yaitu arsip berbasiskan non kertas yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images) terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik, terakhir arsip elektronik yaitu arsip berbasiskan non kertas yang isi informasinya berupa apa saja dengan penciptaannya menggunakan media teknologi informasi khususnya komputer. Baca Artikel Lengkapnya

LAYANAN ARSIP DAN KEBUTUHAN MASYARAKAT
Ditulis oleh Drs. M. Qosim
Tuesday, 22 December 2009 05:22
Sebagian orang mungkin masih memiliki persepsi bahwa arsip tidak penting, termasuk pekerjaan menangani arsip pun tidak menarik dan bergengsi, karena kotor dan kumuh. Tetapi begitu arsip telah diolah dan dijadikan informasi yang akurat karena tidak dimiliki sumber yang lain maka arsip pun mulai dilirik dan dicari orang. Orang yang tahu nilai informasi tentu memiliki persepsi lain dan akan sangat menghargai arsip. Informasi yang terkandung dalam arsip termasuk memiliki derajat kelas satu dan tidak seperti yang terdapat dalam sumber lainnya seperti buku atau yang lain walaupun itu juga sangat penting, adalah karena sifat otentifikasinya dari sebuah arsip. Tetapi rasanya masyarakat kita belum pandai mengelola dan mengolah arsip, Masih dijumpai arsip-arsip yang tidak terkelola dengan baik, banyak arsip yang rusak, atau yang lebih ironi justru arsip masuk ke dapur daur ulang kertas sehingga banyak arsip yang tidak selamat.
Apa sesungguhnya manfaat arsip bagi kehidupan manusia ?. Dalam konteks administratif arsip biasanya digunakan sebagai bahan perencanaan, dan pengambilan keputusan, sedangkan dari segi yuridis seringkali digunakan sebagai bahan bukti, bahkan diperlakukan sebagai bahan pembuktian utama atau primordia karena memiliki keakurasian dan otentisitas. Hanya dengan bahan buktilah setiap pembelaan suatu masalah dapat dilakukan dengan tepat dan memiliki kebenaran paling sahih. Sementara kegunaan arsip dari sisi lain, antara lain juga sebagai bahan informasi, data, dan bagi para peneliti merupakan bahan informasi akurat untuk mendeskripsikan hasil penelitiannya. Baca Artikel Lengkapnya


LEMBAGA KEARSIPAN DALAM PERSPEKTIF PEMERINTAH DAERAH
Ditulis oleh Monika Nur Lastiyani
Tuesday, 22 December 2009 05:21
Tumbuhnya praktik penyelenggaraan Negara berdasarkan prinsip-prinsip demokrasi menjadi salah satu berkah bagi Negara Indonesia seiring dengan digulirkannya Reformasi. Semangat reformasi yang kemudian diwujudkan dalam tingkat pengisian nilai, konsep dan gagasan dijadikan momentum penting untuk membangun landasan bagi perjalanan bangsa kearah masa depan yang diharapkan lebih baik. Semangat yang terkandung di dalamnya tidak hanya bergulir pada tingkat Pemerintah pusat saja, akan tetapi kemudian berhembus sejuk ke dalam praktek-praktek penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan di daerah.
Salah satu awal bukti adalah dengan telah disyahkannya Undang-undang Nomor 22 tahun 1999 dan Undang-undang Nomor 25 Tahun 1999 yang telah mengalami beberapa revisi sebagai pengganti Undang-undang sebelumnya yaitu Undang-Undang Nomor 5 tahun 1974. Undang Undang mengenai penyelenggaraan pemerintahan di daerah tersebut tercermin “Poloical will” Pemerintah Pusat untuk memberdayakan pemerintah daerah, khususnya kabupaten/kota sebagai ujung tombak dalam penyelenggaraan pemerintahan secara umum. Hal ini juga menunjukkan betapa Pemerintah Pusat sudah mulai berani melonggarkan ikatan sentralistik dalam bidang pemerintahan dan pembangunan terutama dalam mengembalikan misi pemerintahan di daerah untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat menurut prakarsa sendiri berdasarkan aspirasi masyarakat. Baca Artikel Lengkapnya




Artikel Kearsipan
PEMBINAAN KEARSIPAN DI SKPD PEMDA DIY EFEKTIFKAH ?
Ditulis oleh Monika Nur Lastiyani
Tuesday, 22 December 2009 05:15
Sebenarnya berbicara tentang persuratan merupakan bagian dari pembicaraan tentang kearsipan. Surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari arsip. Dalam rangka mewujudkan good gocvernance arsip memiliki peran penting dan strategis, pemerintahan yang baik dapat berlangsung jika didasarkan pada ketersediaan informasi. untuk itu maka setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta mempunyai kewajiban untuk dapat mengelola arsipnya dengan baik. Pengelolaan arsip yang baik amat sangat terkait erat dengan kesiapan tenaga kearsipan di setiap SKPD, dan juga terkait dengan pemahaman pengelola arsip bahwa arsip selain merupakan bahan bukti pertanggungjawaban (akuntabilitas) kepada masyarakat baik dari sisi keberhasilan atau kegagalan misi instansi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, juga merupakan sumber informasi yang menyediakan data untuk manajemen. Efektifitas dan akuntabilitas suatu instansi pasti memerlukan dukungan informasi khususnya informasi yang otentik, sah, kredibel dan integrity.
Begitu pentingnya arsip sebagai sumber informasi untuk kelangsungan hidup organisasi, maka diperlukan pengelolaan arsip dinamis yang baik karena dalam melaksanakan tugasnya setiap instasi memerlukan kecepatan dan ketepatan dalam mengakses informasi, mengolah, menyimpan dan menemukan kembali. Semakin besar fungsi instansi maka semakin banyak aktivitas yang dilakukan sehingga semakin banyak informasi yang diterima dan disajikan oleh instansi. Dengan demikian tingkat kepercayaan dalam menghadapai persaingan dan permasalahan yang timbul didalam organisasi menjadi semakin tinggi.
Beberapa permasalahan yang dihadapi selama ini antara lain adalah arsip sulit ditemukan, menunpuknya arsip d ruang kerja yang dapat mengganggu efektivitas kerja, serta hilang atau rusaknya arsip. Adanya permasalahan tersebut dikarenakan masih lemahnya sumber daya manusia di bidang kearsipan. Baca Artikel Lengkapnya


ANTARA ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
Ditulis oleh Lasa HS
Tuesday, 22 December 2009 05:07
Arsip dan perpustakaan merupakan media rekaman kekayaan intelektual manusia dan kegiatan individu maupun lembaga. Bentuk rekaman ini dapat berfungsi sebagai pengembangan ilmu pengetahuan, dokumentasi, pembuktian, sejarah peradaban, dan pemencaran informasi dan dokumentasi.
Media rekam itu akan menjadi bahan arsip atau koleksi perpustakaan setelah mengalami proses pengumpulan, penyeleksian, pengidentifikasian, pengelompokan/klasifikasi, pembuatan alat temu kembali/retireval tools, penyimpanan, pengawetan, dan pemanfaatan. Tentunya dalam melakukan kegiatan tersebut diperlukan tenaga yang memiliki ilmu pengetahuan dan kompetensi yang diperloleh melalui pendidikan formal, informal, atau nonformal. Baca Artikel Lengkapnya


PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PEMBUATAN PETA SEBAGAI DATA KEARSIPAN
Ditulis oleh Felix Yanuar Endro Wicaksono
Tuesday, 22 December 2009 05:06
Seiring dengan kemajuan jaman, diikuti pula dengan perkembangan teknologi pembuatan peta. Dimulai dari pembuatan peta yang dilakukan secara konvensional atau manual, dengan kemajuan teknologi saat ini pembuatan peta dapat juga dilakukan dengan lebih mudah, yaitu dengan teknologi digital. Peta merupakan penggambaran atau representasi segala kenampakan obyek yang ada di permukaan bumi yang digambarkan pada bidang datar yang mengalami proses peng-skala-an atau diperkecil. Selanjutnya, peta-peta yang dihasilkan nantinya digunakan sesuai dengan tujuan dan atau disimpan sebagai data (dokumen) kearsipan yang dapat bermanfaat sewaktu-waktu, serta mengalami revisi sesuai dengan kondisi dan tujuan pembuatan peta. Baca Artikel Lengkapnya

KEBUTUHAN ARSIP DIGITAL MENGENAI MANAJEMEN DATA KEBENCANAAN DI INDONESIA
Ditulis oleh Felix Yanuar Endro Wicaksono
Tuesday, 22 December 2009 05:04
Bumi sebagai tempat kita berpijak, melakukan segala aktivitas, tempat bagi kita untuk menikmati segala keindahan yang ada, baik di atas permukaan, di permukaan bumi, atau bahkan yang berada di bawah perairan. Segala fenomena alam sering terjadi, alam ini bersifat dinamis karena segala sesuatu yang membentuknya selalu dipengaruhi oleh proses eksogen dan endogen. Proses yang membentuk alam ini membutuhkan waktu. Namun, yang tidak dapat dihindari, jika terjadi bencana alam yang merenggut banyak korban. Kejadian yang tidak dapat diprediksi sebelumnya oleh manusia. Tetapi, karena seiring dengan kemajuan teknologi yang ada, dan bantuan manajemen data kebencanaan, maka tindakan tanggap darurat hingga proses distribusi bantuan kemanusiaan dapat tersalurkan dengan baik. Baca Artikel Lengkapnya


APA ITU FOTO UDARA ?
Ditulis oleh Felix Yanuar Endro Wicaksono
Tuesday, 22 December 2009 04:57
Penginderaan jauh adalah suatu ilmu yang digunakan untuk memperoleh informasi suatu daerah atau obyek yang diinginkan dengan analisis data yang diperoleh dengan menggunakan media/alat tanpa kontak langsung dengan daerah atau obyek tersebut. Penginderaan jauh merupakan bagian dari bidang ilmu geografi dan dasar dari Sain Informasi Geografi, yang berkaitan dengan interpretasi citra non-foto dan citra foto. Citra non-foto adalah sebuah gambar yang dicetak dari hasil perekaman dengan bantuan alat seperti satelit dengan hasil perekaman secara parsial, contohnya adalah citra dari satelit Landsat. Sedangkan, citra foto adalah sebuah gambar yang dicetak dari hasil pemotretan dengan kamera dengan perekaman secara fotografi, contohnya adalah foto udara. Pada tulisan ini lebih menekankan pada citra foto, yaitu foto udara sebagai contohnya. Baca Artikel Lengkapnya



Artikel Kearsipan
PENYEMPURNAAN UNDANG - UNDANG KEARSIPAN
Ditulis oleh Endang Nurjati, S.Pd
Tuesday, 22 December 2009 04:56
Undang - undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Pokok – pokok Kearsipan merupakan payung hukum di bidang kearsipan yang sudah perlu penyempurnaan karena tuntutan masyarakat yang semakin kritis . Kurun waktu antara tahun 1971 sampai dengan 2009 bukan merupakan waktu yang pendek, banyak perubahan yang terjadi, diantaranya peristiwa reformasi yang telah membawa pengaruh dalam tata kehidupan berbangsa dan bernegara. Serta otonomi daerah yang telah menimbulkan konsekuensi dalam tata pemerintahan yang lebih dekokratis, yaitu dari tata pemerintahan yang sentralistik ke pemerintahan yang desentralistik.
Adanya perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi yang pesat, serta munculnya paradigma baru yang berorientasi pada kepentingan publik membuat alasan merevisi Undang –undang Nomor 7 tahun 1971 ini menjadi semakin kuat.
Oleh karena itu lahirnya Undang- undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan ini , telah menawarkan perbaikan bagi dunia kearsipan , karena dengan disempurnakannya beberapa materi yang sebelumnya tidak ada dalam peraturan yang lama, sudah barang tentu akan memperjelas pelaksanaan tugas –tugas kearsipan dimasa yang akan datang. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Tuesday, 22 December 2009 05:03 )

KEWAJIBAN PNS DALAM PENGAMANAN INFORMASI
Ditulis oleh Endang Nurjati, S.Pd
Tuesday, 22 December 2009 04:54
Suatu hal yang terpenting dalam putaran roda administrasi pemerintahan adalah kesadaran bahwa setiap unit kerja dari suatu organisasi hanyalah merupakan suatu sub sistem yang menjadi tiang – tiang penyangga dari sistem yang lebih besar. Dengan adanya keterkaitan kerja antara unit - unit kerja , pada gilirannya perlu didukung adanya pengelolaan informasi yang memungkinkan unit – unit kerja tersebut dapat berjalan secara kompak. Tentu saja pengelolaan itu menyangkut upaya kelancaran arus informasi antar unit dan sekaligus juga menjaga bahwa informasi itu memperoleh pengamanan seperlunya, sehingga tidak jatuh ke tangan pihak – pihak yang tidak berkepentingan.
Menjaga keamanan informasi ini sebenarnya harus sudah dimulai sejak seseorang secara resmi diangkat sebagai pegawai negeri. Ini tercemin dengan adanya dua macam sumpah, yaitu sumpah pengangkatan menjadi pegawai dan sumpah jabatan bagi para pejabat. Salah satu pasal sumpah tersebut menyatakan bahwa seorang pegawai negeri wajib “ Memegang rahasia yang menurut Pemerintah harus dirahasiakan ”. Informasi yang sifatnya rahasia tidak boleh diberitahukan kepada pihak lain yang tidak berhak untuk mengetahuinya.
Makna sumpah itu terhadap pelaksanaan tugas pegawai yang bersangkutan begitu besar, sehingga baik disadari atau tidak pegawai tersebut telah terikat pada suatu adagium hukum yang menyatakan bahwa “ Setiap orang mengetahui undang – undang ”. Dalam hal ini tentu mengacu pada ketentuan perundang – undangan kepegawaian. Baca Artikel Lengkapnya


ARSIP REKAM MEDIS ( MEDICAL RECORD ) SERTA PEMANFAATAN DATA NON MEDIS DALAM MENDUKUNG PENCAPAIAN VISI MISI INSTANSI
Ditulis oleh Emmi Haryatno
Tuesday, 22 December 2009 04:52
Apakah tujuan ,visi atau misi rumah sakit ? Setiap rumah sakit pasti memiliki kekhususan masing –masing sehingga jawaban dari pertanyaan ini pasti juga tidak sama. Meskipun rumah sakit pemerintah sari tipe yang sama pun pasti saling mempunyai perbedaan perbedaan tertentu apalagi pasa rumah sakit swasta. Oleh karena itu pimpinan masing –masing unit kerja hingga puncak pimpinan harus memeliki kemampuan dan pengetahuan untuk dapat me\manfaatkan kekhususan rumah sakitnya semaksimal mungkin serta mengembangkan organisasisinya secara lebih baik.
Sejauh mana keberadaan para pimpinan dalam mewujudkan visi misi dari rumah sakitnya ? Semua nya hanya dapat dimulai melalui pelaksanaan fungsi manajemen yang merumuskan dengan teliti bagaimana menuangkan visi misi rumah sakitnya pada kebijaksanaan –kebijaksanaan mengenai berbagai aspek kegiatan unit –unitnya, termasuk pula pemanfaatan sumber –sumber daya yang ada.
Salah satu persyaratan pokok bagi seorang pemimpin dalam mencapai visi misi tersebut yaitu untuk senantiasa mau memanfaatkan data / informasi dalam rangka pengambilan keputiusan.Dengan demikian pimpinan berkewajiban untuk membina kemudahan –kemudahan dalam pemperoleh data / informasi di unitnya. Sering terjadi perencanaan yang tidak sempurna disebabkan karena arsip atau rekaman yang buruk.
Bilamana mutu arsip / rekaman senantiasa buruk maka akibatnya adalah kegagalan dalam kebenaran pengambilan keputusan manajemen. Kiranya kesadaran akan pentingnya data dalam proses manajemen rumah sakit masih harus terus ditekankan di rumah sakit bila ingin menuju pada visis misi yang diharapkan. Baca Artikel Lengkapnya

Sanksi Dalam Hukum Kearsipan
Ditulis oleh Clara Lintang Parisca
Tuesday, 22 December 2009 04:51
Dalam kehidupan sosial, manusia dilengkapi dan diikat oleh norma-norma agar perilaku dalam menjalankan kehidupannya menjadi tertib. Norma atau kaidah yang ada secara garis besar dapat dibedakan menjadi norma umum dan norma khusus. Norma umum kelakuan manusia meliputi norma sopan santun, moral dan norma hukum.
Salah satu perbedaan antara norma hukum dengan norma lainnya adalah adanya sanksi. Sanksi dimuat dalam suatu norma hukum yang bertujuan untuk menyeimbangkan adanya kewajiban dan larangan, agar suatu peraturan dapat ditegakkan.
Sanksi juga dapat dipergunakan sebagai upaya pemaksa bagi pelaku hukum untuk berbuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dengan kata lain agar membuat ”jera” dan tidak melakukan hal-hal yang dilarang oleh suatu peraturan. Ini akan lebih tampak pada sanksi hukum pidana dimana pelaku kejahatan dapat dipidana penjara, bahkan ada yang dipidana seumur hidup atau pidana mati. Di dalam hukum kearsipan juga terdapat sanksi pidana, yakni dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, yang tertuang dalam pasal 11.Baca Artikel Lengkapnya


KETERKAITAN ARSIP ELEKTRONIK SEBAGAI ALAT BUKTI SAH DI PENGADILAN
Ditulis oleh Clara Lintang Parisca
Tuesday, 22 December 2009 04:49
Pembuktian merupakan satu aspek yang memegang peranan sentral dalam suatu proses peradilan. Pada kasus pidana, nasib terdakwa akan ditentukan pada tahap ini, jika tidak cukup alat bukti, terdakwa akan dinyatakan tidak bersalah dan harus dibebaskan., begitupun sebaliknya. Sedangkan pada kasus perdata, dalam tahap pembuktian ini para pihak diberikan kesempatan untuk menunjukkan kebenaran terhadap fakta–fakta hukum yang merupakan titik pokok sengketa. Para pihak yang mampu menunjukkan alat bukti sah dan menyakinkan, cenderung akan menuai kemenangan, demikian pula sebaliknya. Bagi hakim, tahap pembuktian merupakan tahap yang amat berpengaruh secara signifikan untuk menjatuhkan vonis. Hakim dalam memeriksa dan memutus perkara memperhatikan dengan sungguh–sungguh alat bukti yang diajukan oleh para pihak yang bersengketa. Tidak sembarang alat bukti bisa diterima hakim, kecuali alat bukti itu tergolong sah.
Pada kesempatan ini secara khusus kita akan membicarakan keterkaitan arsip elektronik sebagai alat bukti sah di Pengadilan. Masalah ini dipandang perlu diketahui oleh publik, agar dampak negatif perkembangan pesat di bidang teknologi informasi dan komunikasi tetap dapat dikontrol dengan hukum, sehingga publik terselamatkan. Baca Artikel Lengkapnya



Artikel Kearsipan
PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK Sebuah Pengantar
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Monday, 21 December 2009 03:45
Arsip bukan merupakan bidang yang bersifat statis tetapi merupakan suatu bidang yang senantiasa dituntut untuk mengikuti perkembangan, khususnya di bidang administrasi. Banyak faktor yang mempengaruhi bidang kearsipan. Perubahan birokrasi, administrasi, maupun teknologi merupakan beberapa faktor yang dapat disebutkan.
Teknologi Informasi (TI) merupakan bidang yang saat ini berkembang sangat luar biasa. Hampir seluruh aspek kehidupan tidak bisa menghindar dari pengaruhi perkembangan TI,
Sebagai sebuah bidang yang terkait dengan informasi, arsip merupakan sisi lain yang terimbas dari perkembangan TI. Mau tidak mau dalam pengelolaan arsip, pemanfaatan TI menjadi sebuah keniscayaan. Bukan menjadi alat semata tetapi bahkan TI telah melahirkan dimensi lain dalam tata kearsipan. Munculnya istilah arsip elektronik, arsip produk TI, atau arsip digital menjadi tolok ukur hal tersebut. Artinya selain menjadi alat yang ditempatkan sebagai suatupiranti yang bersifat fasilitatif bagi tata kearsipan, TI bahkan menempatkan diri sebagai salah satu komponen kearsipan secara substansial.
Di lingkungan Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, selama ini telah dibakukan pedoman pelaksanaan tata kearsipan. Dengan mengacu tata kearsipan yang diberlakukan secara nasional di lingkungan pemerintah daerah, baik provinsi maupun kabupaten/kota, tata kearsipan Pemerintah Provinsi DIY secara prinsip menerapkan sistem kartu kendali. Sudah tentu disesuaikan dengan nuansa otonomi daerah, sistem kartu kendali di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY telah beradaptasi. Dalam artian ini tidak mengacu secara ‘membabibuta’ kaidah kartu kendali sebagaimana yang diberlakukan di lingkungan Departemen Dalam Negeri.
Dalam konteks pengelolaan arsip secara elektronik, pembicaraan tidak difokuskn pada perubahan beberapa komponen dalam sistem kartu kendali tetapi lebih menekankan pada pemanfaatan TI dalam tata kearsipan. Baca Artikel Lengkapnya


SISTEM KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFISIENSI KERJA
Ditulis oleh Brigitta Dian Puspasari
Monday, 21 December 2009 03:44
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokuman secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Dalam setiap organisasi maupun perusahaan karyawan atau pegawai mempunyai peranan penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Karyawan pada hakekatnya merupakan salah satu unsur yang menjadi sumber daya dalam suatu organisasi. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Sumber daya manusia inilah yang menjadikan suatu organisasi bisa menjalankan kegiatan sehari-hari.
Karyawan sebagai sumber jalannya bagi organisasi, memungkinkan berfungsinya suatu organisasi dan menjadi unsur terpenting dalam manajemen. Oleh karena itu peranan manusia sangat penting dalam usaha pencapaian tujuan suatu organisasi. Hal ini dapat dilihat dari segala aktivitas yang dilakukan oleh para karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya, oleh karena itu perlu mendapatkan dorongan untuk dapat bekerja dengan lebih baik sehingga efektivitas dan efisiensi dapat tercapai dengan baik pula. Dorongan tersebut adalah berupa pemenuhan kebutuhan karyawan, yaitu dengan pemberian gaji yang baik, jaminan kesejahteraan dan jaminan kerja. Di samping itu, lingkungan fisik juga dapat mempengaruhi semangat dan kegairahan kerja dalam pelaksanaan tugas karyawan. (The Liang Gie 2000:212). Baca Artikel Lengkapnya


KESADARAN SEBAGAI PERILAKU PENTING DALAM PENGELOLAAN DOKUMEN
Ditulis oleh Brigitta Dian Puspasari
Monday, 21 December 2009 03:42

” Kesadaran adalah matahari, kesabaran adalah bumi, keberanian menjadi cakrawala, dan perjuangan adalah pelaksanaan kata-kata. Consciousness is the sun, Patience the earth, Courage forms the horizon and struggle is the implementation of these words.” --W.S. Rendra

Apa jadinya apabila aktivitas kehidupan manusia baik sebagai pribadi maupun tatkala berasosiasi tanpa catatan ( dukomen ) ? Jawaban itu setidaknya memiliki pengertian, bahwa sebenarnya dokumen mengandung banyak dimensi sebagai kebutuhan. Kehadiran sebuah catatan dalam setiap aktivitas manusia / organisasi dalam segala aspeknya adalah dalam status dibutuhkan, atau diperlukan, dan bukan diinginkan.
Pada era pra reformasi masih banyak dokumen sebuah lembaga atau organisasi tidak diperlakukan sebagai sebuah informasi yang dibutuhkan lembaganya itu sendiri, sehingga dokumen yang diciptakannya seolah- olah diperlakukan sesuai dengan kehendaknya semata sebagai onggokan sampah – sampah kertas. Apa yang ingin diharapkan darinya apabila pengelolaan dokumen tidak pernah mendapat perhatian dari lembaga pembuatnya ? Apa upaya yang kiranya dapat dilakukan?
Berangkat dari permasalahan di atas, kita melihat bahwa kesadaran untuk mengumpulkan, menyimpan, maupun menata berbagai dokumen yang dinilai berharga belum banyak dilakukan. Bahkan, jika dikaitkan dengan persoalan kultur, kegiatan mendokumentasikan dan kepedulian terhadap pentingnya dokumen di negeri ini tergolong rendah. Baca Artikel Lengkapnya

KEBUTUHAN ARSIP DINAMIS UNTUK PENGELOLAAN, PENATAAN, DAN PEMANTAUAN PERKEMBANGAN LAHAN PARKIR DI JOGJAKARTA
Ditulis oleh Brigitta Dian Puspasari
Monday, 21 December 2009 03:39
Lahan parkir yang ada di kota Jogja semakin menjamur, namun tidak diimbangi dengan luas kantong parkir yang memadai. Banyaknya supermarket, mall, toko dan kios, serta pasar dan swalayan, seolah-olah tidak memperhitungkan untuk membuat kantong-kantong parkir untuk pembeli dan pelanggan yang datang. Jadi hanya memanfaatkan halaman toko (yang umumnya relatif sempit), lebar jalan dan trotoar. Hal ini tentunya mengganggu para pengguna jalan dan pejalan kaki. Lahan parkir yang ada di sekitar pusat perbelanjaan dan toko-toko tersebut, serta lahan parkir yang sudah ada di lokasi tertentu, misal di Alun-alun Utara dan Ngabean (Jl. Abu Bakar Ali, Jogja) . Oleh karena itu, perlu dilakukan pengelolaan, penataan, dan pemantauan lahan parkir yang nantinya bisa digunakan untuk penataan lahan parkir dan membantu untuk menentukan lokasi lahan parkir yang strategis dan memadai. Baca Artikel Lengkapnya


LAHIRNYA UNDANG-UNDANG 43 TENTANG KEARSIPAN MEMBERIKAN HARAPAN BARU
Ditulis oleh Atik Widyastuti, A.Md
Monday, 21 December 2009 03:37
Lebih dari 38 tahun sejak diberlakukannya Undang-undang Nomor 7 tahun 1971, dunia kearsipan telah memiliki rel untuk berjalan sesuai aturan. Kurun waktu antara tahun 1971 sampai dengan 2009 bukan merupakan waktu yang pendek, selama kurun waktu tersebut banyak perubahan yang terjadi, baik di lingkup nasional maupun di lingkup yang lebih sempit, terutama moment reformasi yang telah membawa pengaruh dalam tata kehidupan berbangsa dan bernegara.
Selain hal tersebut otonomi daerah juga telah menimbulkan konsekuensi dalam tata pemerintahan. Pelimpahan kewenangan dari pemerintah pusat ke pemerintah daerah menambah keragaman kegiatan yang menjadi kewenangan daerah.
Semangat reformasi yang sudah dicanangkan sebelumnya diharapkan terus ada dan mengubah segala sesuatu yang perlu diperbaiki. Seperti halnya di bidang kearsipan, pertama menanggapi tuntutan situasi dan kondisi dalam menghadapi era keterbukaan. Kedua dengan berlakunya Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, ada beberapa hal prinsip yang berbeda yang perlu dihadapi sebagai konsekuensi . Baca Artikel Lengkapnya



Artikel Kearsipan
PERBEDAAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
Ditulis oleh An-Nisa Sukma
Monday, 21 December 2009 03:35
Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sistem kearsipan ,tetapi lebih pada bagaimana menyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem kearsipan. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema –problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah padaimage pada bidang kearsipan.Padahal kearsipan merupakan bidang yang paling vital dalam kerangka kerka suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi ”omong kosong ” apabila tidak dimulai dari tertip kearsipannya.
Dipandang dari nilai pentingnya arsip , semua orang akan mengatakan bahwa arsip adalah penting atau bahkan sangat penting .Tetapi tidak dengan sendirinya arsip – arsip itu menjadi bermanfaat jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product dari kegiatan organisasi. Baca Artikel Lengkapnya


ARSIP BENTUK KHUSUS DAN PEMELIHARAANNYA
Ditulis oleh An-Nisa Sukma
Monday, 21 December 2009 03:32
Pengertian arsip dalam Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yaitu “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakat, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.
Dalam undang - undang tersebut dikatakan bahwa arsip terdiri dari berbagai bentuk dan media, namum media yang paling umum adalah arsip tekstual tercetak yang berupa kertas. Arsip bermedia kertas ini sering disebut sebagai arsip konvensional atau tekstual. Akan tetapi tanpa kita sadari bahwa dalam melaksanakan tugas dan fungsi organisasi telah menghasilkan suatu rekaman informasi dalam bentuk khusus atau arsip bentuk khusus atau sering disebut juga sebagai arsip non kertas.
Arsip bentuk khusus adalah arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus di luar arsip yang tersimpan dalam media tekstual. Jadi disebut bentuk khusus karena mempunyai karakteristik bentuk, pengelolaan yang juga khusus yang berbeda dengan pengelolaan arsip kertas. Baca Artikel Lengkapnya


MONITORING : SALAH SATU BENTUK PEMBINAAN BAGI JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS
Ditulis oleh Dra. Anna Nunuk Nuryani
Monday, 21 December 2009 03:30
Secara umum memahami kegiatan monitoring atau pemantauan bagi jabatan fungsional Arsiparis merupakan pekerjaan yang harus dilakukan dan menjadi bagian tugas Tim Penilai Angka Kredit. Monitoring ini merupakan sarana komunikasi dua pihak yang perlu dikembangkan agar dapat memenuhi kebutuhan pembinaan bagi jabatan fungsional . Sedangkan secara khusus Tim penilai mempunyai kegiatan yang lebih rinci , diantaranya adalah :
- Melakukan pendataan / her- registrasi Arsiparis
- Menyusun Nota pemberitahuan
- Memproses pembebasan sementara dari Jabatan Arsiparis
- Memproses pemberitahuan dari Jabatan Arsiparis
- Memproses pengangkatan kembali dalam Jabatan Arsiparis
- Memproses Mutasi Kepangkatan dan Jabatan
Tugas – tugas Tim penilai ini perlu mendapat perhatian agar arsiparis tidak kehilangan haknya karena kurangnya komunikasi antara tim penilai,bagin kepegawaian dan dengan arsiparis itu sendiri. Baca Artikel Lengkapnya

ARSIP PEMILU LEGISLATIF DAN PEMILU PRESIDEN HARUS SEGERA DISELAMATKAN
Ditulis oleh Dra. Anna Nunuk Nuryani
Monday, 21 December 2009 03:17

Tanggung jawab Lembaga Kearsipan sesuai Undang-Undang nomor 7 tahun 1971 adalah menyelenggaraan pembinaan pengelolaan arsip dinamis dan melaksanakan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis. Dengan adanya aturan tersebut amanat yang diembankan kepada Lembaga Kearsipan perlu mendapatkan perhatian serius sehubungan dengan telah berjalannya kegiatan besar sebuah pesta demokrasi yang telah mengukir perjalanan sejarah bangsa di Negara tercinta ini.
Lembaga Kearsipan sesuai amanat tersebut berkewajiban menyediakan informasi tentang kegiatan Pemilu Legislatif (Pileg) maupun Pemilu Presiden (PilPres) sebagai bahan kajian atau penelitian bagi masyarakat luas yang berhak secara hukum.
Mengapa arsip Pileg maupun arsip Pilpres ini perlu diperhatikan dan diselamatkan ?. Dengan dimulainya pemilihan Presiden secara langsung sejak tahun 2004, peristiwa yang sangat bersejarah berskala nasional ini perlu mendapat perhatian tersendiri, karena dalam pelaksanaan kegiatan tersebut pada masing-masing periode pasti akan mempunyai dinamika politik yang berbeda –beda sesuai kondisi daerahnya. Hal inilah yang menjadi alasan kuat bagi lembaga kearsipan untuk menyelamatkan arsip tersebut yang pada suatu saat akan bercerita kepada pewaris bangsa tentang kegiatan demokrasi di Indonesia dengan gambaran identitas dan jati diri yang beranekaragam sesuai citra daerahnya. Baca Artikel Lengkapnya


ANGKA KREDIT ARSIPARIS : BEBERAPA PERBEDAAN ANTARA KEPMENPAN 09/KEP/M.PAN/2/2002 DENGAN PER/3/M.PAN/3/2009
Ditulis oleh Dra. Anna Nunuk Nuryani
Monday, 21 December 2009 03:12
Pemerintah telah memberikan pengakuan terhadap jabatan fungsional arsiparis mulai tahun 1990 dengan ditetakannya KepMenpan Nomor 36 Tahun 1990 Tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis. Peraturan tentang jabatan arsiparis ini beberapa kali telah mengalami penyempurnaan ,dan yang terakhir adalah Peraturan MEN PAN nomor : PER/3/M.PAN/3/ 2009.
Arsiparis berdasarkan Peraturan MEN PAN nomor : PER/3/M.PAN/3/ Tahun 2009 adalah Jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh PNS dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang. Baca Artikel Lengkapnya



Artikel Kearsipan
Tinjauan Sosiolinguistik Arsip Korespondensi di Vorstenlanden pada Masa Pemerintah Hindia Belanda
Ditulis oleh Suhardo, S.Sos
Wednesday, 06 August 2008 02:57
Arsip merupakan recorded information atau informasi terekam dalam bentuk media maupun karakteristik informasi yang beraneka ragam. Arsip tercipta sebagai akibat dari aktivitas dalam menjalankan fungsi organisasi. Dari aktivitas fungsi organisasi selanjutnya terjadi transaksi dan kemudian menghasilkan arsip sebagai bukti otentik dalam kehidupan berkebangsaan. Tentu saja pada waktu proses transaksi, bahasa merupakan sarana komunikasi yang sangat penting untuk melaksanakan aktivitas kehidupan berkebangsaan dalam rangka mencapai tujuan bersama. Meskipun arsip terekam dalam bentuk dan karakteristik atau corak apapun, namun tentusaja arsip tidak akan lepas dari bahasa yang digunakan sebagai sarana komunikasi. Hampir sebagian besar informasi arsip tidak lepas dari bahasa sebagai sarana komunikasi. Arsip kartografi merupakan arsip peta atau gambar, meskipun karakteristik informasi arsip kartografi sebagian besar berbentuk gambar atau simbul-simbul, namun juga membutuhkan beberapa teks yang juga tidak lepas dari bahasa sebagai alat untuk mengiformasikan atau mengkomunikasikan gambar tersebut, yaitu berupa judul, legenda atau keterangan gambar.Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:01 )

Prosedur dan Teknik Penyusutan Arsip
Ditulis oleh Rusidi, S.ip
Wednesday, 06 August 2008 02:55
Arsip merupakan rekaman kegiatan instansi. Sebagai rekaman kegiatan maka volumenya akan selalu bertambah seiring dengan eksistensi dan perkembangan instansi. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan maka akan semakin banyak pula arsip yang tercipta. Dengan demikian penanganan arsip juga akan menghadapi berbagai persoalan baik dalam hal ruang penyimpanan, penggunaan peralatan, tenaga, pemeliharaan, perawatan, dan juga penemuan kembali arsip.
Upaya yang perlu dilakukan untuk mengatasi persoalan tersebut adalah dengan memprogramkan penyusutan arsip. Maksudnya adalah melakukan tindakan pengurangan arsip baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan arsip secara kontinyu. Untuk itu diperlukan prosedur dan teknik penyusutan.
Prosedur dan teknik penyusutan arsip secara garis besar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Nilaiguna Arsip (Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralian Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip). Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:02 )

Penanganan Arsip Inaktif Tidak Teratur
Ditulis oleh Rusidi, S.ip
Wednesday, 06 August 2008 02:53
Masalah kearsipan khususnya tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif yang sering dihadapi oleh organisasi adalah kurang adanya kesadaran dan kepedulian tentang bagaimana menyelamatkan arsip inaktif yang mulai menumpuk. Tumpukan arsip yang ada di masing-masing unit kerja mengakibatkan ruangan kerja menjadi berantakan karena arsip inaktif tidak dikelola dengan baik. Penelantaran arsip inaktif semacam ini akan menimbulkan hilangnya asset organisasi yang berupa informasi yang sebenarnya tidak ternilai harganya, disamping akan menimbulkan beban biaya dan beban administrasi yang semakin hari semakin besar. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:03 )
Teknologi Digital Sebuah Pilihan dalam Penyebaran dan Perlindungan Arsip
Ditulis oleh Drs. M. Qosim
Wednesday, 06 August 2008 02:51
Perkembangan dan kemajuan di bidang teknologi elektronik begitu pesat pada decade ini, ia telah mampu memberikan pengaruh yang cukup besar pada perubahan perilaku manusia. Kemajuan teknologi di bidang informasi khususnya menjanjikan kemudahan dan kecepatan dalam melalukan akses kepentingannya. Kini telah muncul kecenderungan setiap orang akan semakin lekat dengan barang-barang elektronik, seperti hand phone dan computer. Kedua jenis barang ini melalui sistem digital mampu mengadopsi beberapa fungsi barang yang lain, seperti telepon, surat, camera, recording, cetak, radio, alat musik, dan sebagainya. Dengan menggunakan alat-alat ini membuat orang menjadi tidak terbatas untuk menembus ruang dunia yang luas dan menjadikannya tidak terisolasi dengan dunia. Maka perubahan itu pun telah membawa dampak pada ketergantungan dan menjadi bagian dari kebutuhan hidup. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:03 )

Naskah Ujian Dimusnahkan ?
Ditulis oleh Dra. Th. Trisundari
Wednesday, 06 August 2008 02:50
Masa-masa ujian sekolah telah berlalu, para pelajar dan mahasiswa kini telah memasuki jenjang pendidikan yang lebih tinggi di tahun ajaran yang baru 2008/2009. Bagi para pelajar tahun ajaran baru identik dengan pakaian seragam baru, tas dan sepatu baru serta buku tulis dan buku pelajaran baru dan tentu saja semangat baru untuk kembali belajar. Bagi pihak sekolah, berakhirnya masa ujian berarti saatnya melakukan evaluasi atas upaya yang telah dilakukan selama setahun dalam membimbing dan mengasuh para anak didik. Hal ini tentu saja dapat dilihat dari hasil ujian yang telah diumumkan dan dimana para lulusan sekolah tersebut dapat melanjutkan ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi Disamping itu pihak sekolah tentunya masih berhadapan dengan tumpukan soal/naskah ujian beserta lembar jawabannya sebagai dampak dari pelaksanaan ujian. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:04 )


Artikel Kearsipan
Arsip vs Buku dalam Rumpun Informasi
Ditulis oleh Dra. Monika Nur L
Wednesday, 06 August 2008 02:48
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota tanggal 9 Juli 2007 yang baru saja diberlakukan pada hakekatnya merupakan pedoman pelaksanaan Pasal 14 ayat (3) Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tersebut diamanatkan tentang penggolongan urusan wajib dan urusan pilihan, Urusan Wajib adalah urusah yang wajib diselenggarakan oleh pemerintahan daerah provinsi dan pemerintahan daerah kabupaten/kota karena berkaitan dengan pelayanan dasar. Sedangkan Urusan Pilihan adalah urusan pemerintahan yang secara nyata ada dan berpotensi untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat sesuai dengan kondisi, kekhasan dan potensi unggulan Daerah yang bersangkutan. Dari penjelasan tersebut kiranya cukup jelas bahwa yang namanya urusan wajib memang wajib harus dilaksanakan di pemerintahan Daerah provinsi maupun pemerintahan Daerah kabupaten/kota yang diwadahi oleh suatu lembaga tertentu sedangkan urusan pilihan disesuaikan dengan kondisi Daerah masing-masing. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:04 )

Arsip Tidak Bisa Disamakan dengan Perpustakaan
Ditulis oleh Dra. Monika Nur L
Wednesday, 06 August 2008 02:46
Bagi orang awam yang memiliki pengetahuan terbatas di bidang kearsipan maupun kepustakaan anggapan bahwa arsip sama dengan perpustakaan tidak dapat disalahkan ataupun dibenarkan secara mutlak, karena mereka tidak mengetahui dengan pasti tentang arip maupun perpustakaan. Mereka akan melihat dari sudut pandang yang sama tentang arsip dan perpustakaan yang merupakan rangkaian kegiatan sama-serupa tentang menyimpan dan menemukan kembali (storage and retrieval) yang melekat di kedua lembaga tersebut. Hal ini bisa dimaklumi karena bila kita cermati bersama maka kegiatan menyimpan dan menemukan kemabali memang identik dengan arsip maupun perpustakaan. Arsip melakukan kegiatan penyimpanan arsip yang merupakan bukti otentik dari kehidupan berbangsa dan bernegara dimana apabila diperlukan maka kegiatan menemukan kembali akan dilakukan, sedangkan perpustakaan juga melakukan kegiatan menyimpan koleksi yang berupa karya yang diciptakan untuk dipublikasikan dimana pada saat ada pengguna yang membutuhkannya koleksinya maka kegiatan menemukan kembali akan dilakukan. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:04 )

Perancangan Otomasi Layanan Arsip Media Akses
Ditulis oleh Rosyid Budiman, S.Si
Wednesday, 06 August 2008 02:45
Sebagai lembaga yang mempunyai ketugasan untuk memberikan informasi yang merupakan bukti kesejarahan dalam pelaksanaan berbangsa dan bernegara, Kantor Arsip Daerah mempunyai misi untuk menjadi laboratorium hidup bagi perkembangan sistem kearsipan khususnya di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dalam kaitannnya dengan penerapan teknologi informasi atau otomasi kearsipan. Kantor Arsip Daerah berusaha selalu mengembangkan suatu sistem berteknologi informasi dalam pengelolaan Arsip untuk Media Akses sebagai wujud pelaksanaan misi Kantor Arsip sebagai lembaga yang bertugas memberikan layanan informasi kepada masyarakat terhadap khasanah arsip yang dimilikinya. Namun demikian agar gambaran tentang arsip dapat lebih jelas perlu kiranya ada pemahaman yang sama tentang arsip dimana tujuan kearsipan antara lain adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan, untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan sistem layanan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna dengan menciptakan sistem layanan arsip. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:05 )
Layanan Arsip Elektronik Media Akses
Ditulis oleh Rosyid Budiman, S.Si
Wednesday, 06 August 2008 02:42
Salah satu ketugasan Kantor Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta adalah melakukan layanan kearsipan kepada pengguna arsip, dimana seperti layaknya layanan pada umumnya semakin cepat, mudah, dan birokrasinya pendek maka makin baiklah layanan tersebut. Layanan kearsipan tidaklah sama dengan layanan perpustakaan misalnya dimana layanan perpustakaan tidak mensyaratkan administrasi perijinan bagi pemilik buku, dengan kata lain semua orang berhak meminjam buku yang ada di dalam perpustakaan tersebut, sedangkan layanan kearsipan terbagi ke dalam 2 (dua) bagian yaitu layanan kearsipan bersifat terbuka dan layanan kearsipan bersifat tertutup. Layanan kearsipan yang bersifat terbuka adalah untuk layanan arsip berjenis statis, namun walaupun sifatnya terbuka pada sisi layanan tidaklah semudah meminjam buku di perpustakaan. Layanan kearsipan jenis ini masih memerlukan surat administrasi peruntukan peminjaman yang dikeluarkan oleh institusi dimana pengguna arsip berasal. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:05 )

Sistem Otomasi Naskah Dinas - Pengelolaan Surat
Ditulis oleh Drs. A. Gani Sardjito, MM
Wednesday, 06 August 2008 02:40
Surat dinas merupakan sarana komunikasi yang umum digunakan di lingkungan instansi baik pemerintah maupun swasta disamping penggunaan sarana komunikasi lain yang lebih modern seperti fax, handphone, maupun email. Sarana komunikasi modern lebih memberikan hasil yang efektif jika dibandingkan dengan surat dinas, namun keberadaan surat dinas tidak mungkin dihilangkan karena kelebihannya yaitu bersifat resmi, dengan kata lain informasi yang disampaikan baru bisa dikatakan valid jika sudah ada surat dinas yang menyertainya. Komunikasi merupakan kunci keberhasilan interaksi informasi, jika komunikasi berjalan efektif maka arus informasi akan berjalan lancar sehingga pada akhirnya dapat mempercepat proses penyelesaian suatu kegiatan. Sebaliknya jika komunikasi terhambat maka arus informasi juga tersendat yang pada akhirnya tentu akan membuat suatu kegiatan juga terlambat untuk diselesaikan. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:05 )


Artikel Kearsipan
Simulasi Sistem Otomasi Naskah Dinas
Ditulis oleh Drs. A. Gani Sardjito, MM
Wednesday, 06 August 2008 02:38
Naskah dinas disebut juga dengan surat dinas merupakan urat nadi penyelenggaraan kegiatan dimana surat dinas menjadi sarana komunikasi di dalam administrasi perkantoran. Pengelolaan surat dinas yang baik akan menghasilkan kelancaran jalannya administrasi namun sebaliknya pengelolaan surat dinas yang buruk akan berakibat tersendatnya arus komunikasi yang pada akhirnya akan menghambat administrasi, sehingga pengelolaan surat dinas menjadi kegiatan yang harus dilaksanakan dengan sebaik mungkin.

Perkembangan teknologi informasi khususnya komputer memberikan kemudahan dalam menjalankan kegiatan di berbagai bidang ditandai dengan munculnya banyak aplikasi sebagai sarana pembantu pengelolaan seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi kepegawaian, sistem retail, sistem informasi perbankan dan sebagainya. Di bidang kearsipan pengaruh teknologi informasi ini ditandai dengan munculnya aplikasi kearsipan berbasis komputer dimana salah satu yang paling sering dimunculkan adalah aplikasi pengelolaan naskah dinas atau surat dinas. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:06 )

Kartografi sebagai Data dan Bukti Sejarah dalam Dokumen Ilmiah
Ditulis oleh Felix Yanuar EW
Wednesday, 06 August 2008 02:35
Kartografi merupakan bagian dari ilmu geografi yang berhubungan dengan pemetaan. Hal ini berkaitan erat dengan sistem komunikasi antara si pembuat peta dan si pengguna peta. Untuk menyampaikan berbagai informasi, baik berupa informasi grafis maupun informasi atribut, diperlukan media yang tepat untuk menyampaikannya, yaitu dengan menggunakan peta sebagai media komunikasi dalam bentuk hardcopy maupun dalam bentuk softcopy. Peta-peta ini nantinya dapat digunakan sebagai data dan dokumen baik secara aktual maupun secara periodik untuk memberikan informasi geografis suatu wilayah. Dalam kartografi, baik sebgai salah satu bagian dari ilmu geografi dan dokumen ilmiah, kartografi juga merupakan teknik dan pengetahuan untuk menunjukkan suatu fenomena geografis pada suatu daerah yang dipilih dan digeneralisasi.Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:06 )

Eksistensi Arsip sebagai Jati Diri suatu Bangsa Ditegakkan
Ditulis oleh Vinsensiusf Jegaut
Wednesday, 06 August 2008 02:15
Selama ini fungsi arsip yang sudah dimiliki oleh suatu negara belum begitu tampak dipermukaaan publik ,hal ini di sebabkan karena kurang gencarnya promosi tentang pentingnya kehadiran kantor arsip sebagai bukti fisik tempat disimpannya dokumen-dokumen penting dari sebuah peristiwa bersejarah.
Oleh karena itu keberadaan sebuah lembaga kearsipan sangat diperlukan sekali oleh suatu daerah atau negara sebagai tempat menyimpannya lembaran-lembaran penting yang merupakan hasil dari suatu kegiatan pemerintahan. Mengingat pentingnya kehadiran sebuah lembaga kearsipan di negeri ini, maka sudah sewajarnya seluruh masyarakat indonesia harus turut menjaga keselamatan fisik dari lembaga tersebut, hal ini mutlak dilakukan demi terjaminnya rasa keamanan dari dokumen-dokumen yang tersimpan di dalamnya. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:07 )
Arsip Transaksi Keuangan, Harus Disimpan
Ditulis oleh Emerensia Mutiasari
Wednesday, 06 August 2008 02:13
Pada dasarnya transaksi adalah kejadian eksternal yang melibatkan pertukaran antara dua entitas atau lebih, di mana entitas-entitas tersebut saling menerima dan menyerahkan sesuatu yang memiliki nilai. Contohnya seperti pembelian dan penjualan barang atau jasa dalam suatu perusahaan atau suatu organisasi. Sedangkan transaksi keuangan sendiri adalah kegiatan ekonomik suatu unit organisasi atau kejadian yang menyangkut unit organisasi yang obyeknya harus diukur dengan jumlah rupiahnya dan dicatat dalam sistem akuntansi yang akan mempengaruhi laporan keuangan yang dihasilkan. Suatu transaksi keuangan harus mempunyai nilai atau dinyatakan dalam satuan uang. Hasil suatu keputusan/kebijakan manajemen yang berpengaruh terhadap laporan keuangan juga disebut transaksi keuangan. Transaksi keuangan sangat berpengaruh terhadap kondisi keuangan perusahaan/unit organisasi, karena dengan adanya transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan kita dapat melihat bagaimana perusahaan tersebut menggunakan sumber ekonomik perusahaan (operasi) dan bagaimana cara untuk memperoleh dana yang dapat digunakan untuk membiayai kegiatan tersebut (pendanaan). Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:07 )

Perawan di Kampung Orang yang Sakit Ingatan
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Wednesday, 06 August 2008 02:10
Berbicara arsip dalam konteks Indonesia adalah berbicara tentang obyek yang vital tetapi tidak banyak diperhatikan. Ibarat organ tubuh yang cukup vital tetapi tidak kelihatan, sehingga terkena gatal-gatal atau panu. Orang akan kebingungan ketika akan menggunakan tetapi mengalami disfungsi. Demikian sebuah gambaran yang mungkin tidak tepat untuk menggambarkan kondisi dunia kearsipan Indonesia.
Sebuah pertanyaan yang layak untuk selalu dimunculkan adalah mengapa arsip di Indonesia tidak pernah diposisikan secara proporsional ? Bagaimanakah kaitannya dengan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) dan upaya menyiapkan SDM kearsipan lewat jalur pendidikan ?
Tulisan ini hanya merupakan sebuah kegelisahan tentang kearsipan di Indonesia. Uraian di dalamnya tidak secara komprehensif dan detail membahas permasalahan. Sebagai sebuah pengantar diharapkan tulisan ini mampu menjadi sebuah tantangan bagi para pemerhati dan praktisi di bidang kearsipan untuk melahirkan gagasan yang kreatif dan inovatif. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:08 )



Artikel Kearsipan
Penataan dan Penyimpanan Dokumen Persidangan
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Wednesday, 06 August 2008 02:07
Dewan Perwakilan rakyat Daerah (DPRD) adalah lembaga politik di daerah yang memiliki fungsi strategis dalam kehidupan berbangsa dan bernegara,. Dalam artian ini, sesuai dengan kontek kedaerahan, peran DPRD di masing-masing daerah merupakan kontribusi bagi kehidupan bernegara dalam konteks nasional. Langkah-langkah politik dari DPRD akan menetukan tatanan pengelolaan negara dalam konteks daerah seseuai dengan kewenangan yang dimiliki. Salah satu kegiatan yang memiliki nilai strategis dari DPRD adalah persidangan. Persidangan yang dilaksanakan oleh DPRS, baik sidang komisi maupun sidang pleno, bukan sekedar rapat untuk mencapai kompromi, tetapi lebih pada upaya untuk merumuskan suatu tatanan yang dilaksanakan dengan cara bermusyawarah dalam menentukan tatanan dalam kehidupan bernegara di daerah. Secara sederhana dapat dikatakan corak dan maju mundurnya suatu daerah dipengaruhi oleh apa yang diputuskan oleh DPRD. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:08 )

Urgensitas dan Relevansitas Kearsipan bagi Negara
Ditulis oleh Ben Senang Galus
Wednesday, 06 August 2008 02:01
Selama ini arsip diidentifikasikan suatu yang tak bermanfaat, sehingga keberadaannya tidak menjadi bagian penting dari kegiatan organisasi. Pandangan demikian justeru menafikkan eksistensi epistemologis dari makna arsip itu sendiri. Sehingga para pengelola atau orang-orang yang menduduki jabatan kearsipan banyak pihak menilai sebagai kumpulan dari masyarakat sosiologi sisa atau dalam ungkapan lain tidak lebih sebagai penjaga puing-puing masa lalu (relics of the past): Mantan Presiden Panama Richardo J. Alfaro, mengatakan “pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat. Arsip memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa”. Atau dalam ungkapkan lain “dunia tanpa kearsipan akan menjadi dunia tanpa ingatan, tanpa kebudayaan, tanpa hak-hak yang sah, tanpa pengertian akan akar sejarah dan ilmu serta tanpa identitas kolektif”.Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:09 )

Arsip Sebagai Sumber Informasi dalam Pengambilan Keputusan
Ditulis oleh Atik Widyastuti, A.Md
Wednesday, 06 August 2008 01:59
Dunia kearsipan berkembang sedemikian cepat baik dari aspek keilmuan maupun aspek teknis yang menyertainya. Bahkan saat ini pengembangan sistem kearsipan sudah memasuki masa transisi antara sistem yang berbasis kertas dan sistem yang berbasis elektronik. Namun di beberapa negara, termasuk Indonesia, umumnya arsip hanya sekedar dilihat dari segi fisik sebagai kertas biasa bukan dilihat dari kandungan informasinya. Mau disimpan tidak tahu caranya sehingga menumpuk di gudang-gudang, mau disusutkan ragu-ragu karena belum sepenuhnya mengetahui cara menyusutkan yang benar. Akibatnya ketika seorang manager, pimpinan, atau yang berkepentingan membutuhkan sebuah informasi yang terekam dalam arsip sulit ditemukan, atau bahkan hilang. Belum lagi munculnya anggapan bahwa dalam pengelolaan arsip cukup diserahkan pada pegawai rendahan saja dan tidak perlu dikelola secara profesional oleh tenaga yang profesional. Masalah ini akan terus bertambah bila pegawai-pegawai arsip merasa dirinya atau dianggap sebagai orang buangan ataupun sebagai penjaga gudang, bukan sebagai pengelola informasi. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 03:09 )
Arsip PEMILU dan PILKADA sebagai Bukti Demokrasi di Indonesia
Ditulis oleh Dra. Anna Nunuk N
Wednesday, 06 August 2008 01:55
Tidak ada pesta yang tidak selesai. Pesta demokrasi rakyat di Indonesia akan terulang lagi pada tahun 2009 yang akan di ikuti oleh sekitar hampir 200 juta penduduk. Sedangkan dimasing-masing Propinsi juga akan terus bergantian dengan pesta demokrasi setiap lima tahun sekali untuk memilih kepala daerah yang akan memimpin mereka menuju masyarakat yang makmur dan sejahtera. Terlepas dari siapa yang menang, seluruh komponen bangsa menjaga kelangsungan pesta pemilu maupun pilkada ini agar berjalan lancar dan aman. Tidak ada gangguan yang berarti yang bisa mengurangi keabsahan pesta demokrasi ini. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 02:13 )

Arsip dan Informasi Kedinasan antara Ketertutupan dan Kerahasiaan
Ditulis oleh Dra. Anna Nunuk N
Saturday, 02 August 2008 05:13
Suatu hal yang terpenting dalam putaran roda administrasi pemerintahan adalah kesadaran bahwa setiap unit kerja dari suatu organisasi hanyalah merupakan suatu sub sistem yang menjadi tiang – tiang penyangga dari sistem yang lebih besar. Dengan adanya keterkaitan kerja antara unit kerja yang ada, pada gilirannya perlu didukung adanya pengelolaan informasi kedinasan yang memungkinkan unit – unit kerja tersebut dapat berjalan secara kompak. Tentu saja pengelolaan itu menyangkut upaya kelancaran arus informasi antar unit dan sekaligus juga menjaga bahwa informasi itu memperoleh pengamanan seperlunya, sehingga tidak jatuh ke tangan pihak – pihak yang tidak berkepentingan. Baca Artikel Lengkapnya

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 06 August 2008 01:53 )


Artikel Kearsipan
Sistem Kearsipan Zaman Hindia Belanda
Ditulis oleh Budi Santoso, S.S
Thursday, 03 April 2008 08:38
Kearsipan merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Sistem kearsipan berkembang sesuai dengan perkembangan jaman dan kekomplekkan permasalahan sebuah organisasi atau institusi. Dengan demikian sangat dimungkinkan apabila ada perbedaan penggunaan sistem kearsipan antara suatu institusi dengan institusi yang lain sekalipun dalam waktu yang bersamaan. Perkembangan sistem kearsipan masing-masing institusi tidak sama. Memotret perkembangan sistem kearsipan di Indonesia akan mengalami kompleksitas permasalahan tersebut. Tulisan ini hanya akan memaparkan tentang berbagai macam sistem kearsiapan yang diterapkan di berbagai departemen atau instansi pada masa Hindia Belanda. Tulisan ini bersumber dari buku Sistem Kearsipan Zaman Hindia Belanda yang dikeluarkan oleh Pusat Penelitian dan Pengembangan Arsip Nasional RI tahun 1991. Baca artikel lengkapnya


Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Keuangan
Ditulis oleh Dra. Anna Nunuk N
Thursday, 03 April 2008 08:37
Peraturan Pemerintah nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip merupakan salah satu peraturan pelaksanaan dari Undang – undang No. 7 tahun 1971, yang mewajibkan kepada setiap lembaga dan atau badan pemerintah untuk memiliki Jadwal Retensi Arsip ( JRA ) sebagai pedoman dalam melaksanakan penyusutan arsip. Didalam pasal 4 ayat ( 3 ) disebutkan bahwa “Lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan Pemerintahan masing – masing wajib memiliki JRA yang berupa daftar berisi sekurang – kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip“. Agar amanat undang – undang kearsipan tersebut dapat dilaksanakan dengan baik,maka perlu usaha sistematis dalam mengelola arsip. Salah – salah wujud kearah itu adalah membuat JRA Keuangan, karena pada umumnya pertumbuhan dan volume arsip keuangan berjalan sangat cepat sehingga arsip keuangan perlu mendapat perhatian khusus agar arsip –arsip keuangan yang bernilai guna tinggi dapat diselamatkan. Baca artikel lengkapnya.


Arsip Menjaga Akuntabilitas Instansi
Ditulis oleh Dra. Anna Nunuk N
Thursday, 03 April 2008 08:36
Di masa reformasi sekarang ini ada satu keputusan politik penting yang disepakati oleh bangsa Indonesia yaitu keputusan untuk mewujudkan penyelenggaraan Negara yang bersih dan bebas KKN. Penyelenggaraan Negara yang bersih atau dikenal sebagai Good Governance merupakan suatu harapan atau semangat untuk menuju kemajuan Negara meninggalkan pola lama yang tidak sesuai lagi dengan tatanan masyarakat yang telah berubah. Ada beberapa karakteristik Good Governance, diantaranya yaitu Prinsip kepastian hukum, yaitu penyelenggaraan pemerintahan yang berdasarkan pada hukum dan peraturan perundang – undangan, serta asas kepatutan dan kepedulian. Prinsip keterbukaan, yaitu membuka diri terhadap hak masyarakat untuk memperoleh informasi yang benar, jujur dan tidak diskriminatif tentang penyelenggaraan pemerintahan sekaligus memberi teladan praktek kehidupan yang demokratis dan transparan. Prinsip akuntabilitas publik, yaitu setiap kegiatan birokrasi pemerintah harus dapat dipertanggungjawabkan kepada rakyat sebagai kedaulatan bangsa. Prinsip profesionalitas, yaitu Biroklasi pemerintahan harus mampu menunjukkan kapabilitas dan akseptabilitas dalam mengemban tugas – tugas pelayanan masyarakat. Baca artikel lengkapnya

Pengantar Kearsipan
Ditulis oleh Drs. M. Qosim
Thursday, 03 April 2008 08:35
Kehidupan suatus organisasi, lebih-lebih organisasi pemerintah semakin tidak dapat dipisahkan dari arsip. Arsip sebagai alat komunikasi dan sekaligus merupakan bahan dan menjadi berkas kerja memuat informasi sesuai maksud dan tujuan pada saat penciptaannya. Setiap kegiatan yang dilaksanakan akan secara otomatis menciptakan arsip-arsip yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Arsip yang tercipta akan semakin banyak sejalan dengan banyaknya kegiatan serta perjalanan waktu proses pelaksanaan kegiatan. Arsip-arsip yang tercipta juga akan bervareasi sesuai dengan kebutuhan daripada kegiatan tersebut; mulai dari arsip tekstual, kartografi, foto, film, rekaman suara, dan seterusnya. Eratnya kaitan antara arsip dengan kegiatan akan secara otomatis baik langsung atau tidak langsung berpengaruh terhadap efektivitas kinerja organisasi. Oleh karena itu manajemen penanganan arsip mutlak diperlukan dalam suatu instansi pemerintah, baik dari tingkat yang paling sederhana sekalipun sampai yang paling rumit. Lebih-lebih instansi yang besar dan banyak kegiatan yang dilaksanakan. Karena didalam organisasi atau instansi yang besar akan terjadi kompleksitas permasalahan, termasuk juga dalam masalah kearsipannya. Baca artikel lengkapnya


Sistem Komputasi untuk Arsip Elektronik
Ditulis oleh Rosyid Budiman, S.Si
Thursday, 03 April 2008 08:32
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin pesat saat ini telah membawa pengaruh pada semua bidang kehidupan, termasuk di dalamnya bagi perkembangan kearsipan termasuk di dalamnya teknologi kearsipan. Hal ini menuntut banyak perhatian bagi para pelaku baik yang terlibat langsung maupun yang tidak terlibat langsung dengan kegiatan-kegiatan kearsipan. Salah satu dampak terbesar dari kemajuan teknologi yang dialami bidang kearsipan adalah munculnya salah satu jenis arsip yang disebut dengan “Arsip Elektronik”. Arsip jenis ini melengkapi jenis-jenis arsip yang telah dikenal sebelumnya yaitu arsip konvensional atau sering juga disebut dengan arsip kertas dan kelompok jenis arsip lain yang juga merupakan hasil perkembangan teknologi, khususnya teknologi elektronik yang dalam literatur disebut sebagai arsip bentuk khusus dimana spesifikasi teknis dan karakteristiknya bermacam-macam. Dalam literatur manca negara kita mengenalnya sebagai “Special Format Archives/Record”. Beberapa ahli kearsipan dalam negeri mengelompokkannya ke dalam Arsip Media Baru. Baca artikel lengkapnya



Artikel Kearsipan
Naskah Sumber Arsip
Ditulis oleh Drs. M. Qhosim
Wednesday, 02 April 2008 16:06
Keberadaan arsip bagi suatu bangsa akan memperkuat jati diri bangsa tersebut. Oleh karena itu kepemilikan arsip oleh suatu bangsa semestinya diikuti dengan pengelolaan arsip yang sebaik-baiknya, sehingga seluruh kegiatan atas pelaksanaan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan dapat ditemukan buktinya didalam catatan arsip tersebut. Akan tetapi bagi bangsa yang tidak mampu mengelola arsipnya dengan baik tentu akan mengalami kesulitan dalam menemukan kembali serta memberikan informasi atas segala kegiatan yang telah berlangsung pada masa sebelumnya. Pada hal informasi itu amat diperlukan untuk menjaga kredibilitas, harga diri, bukti hukum, dan sebagainya, sehingga seringkali terjadi kasus tidak dapat mempertahankan diri di muka hokum dikarenakan tidak dapat ditunjukkan bukti-bukti otentik. Semakin banyak dan akurat bukti yang dapat diberikan akan semakin menguatkan kedudukannya sebagai bangsa yang bermartabat dan berjatidiri. Baca artikel lengkapnya.


Arsip Puro Pakualaman
Ditulis oleh Drs. M. Qhosim
Wednesday, 02 April 2008 16:05
Keberadaan sebuah kerajaan kecil seperti Kadipaten Pakualaman yang mempunyai kedaulatan sendiri di masa pemerintah penjajahan Belanda tentulah tidak bisa dipandang sebelah mata. Sekalipun dengan wilayah kekuasaan yang relatif kecil dengan wilayah yang sebagian besar berada di sebelah barat Kali Progo, Kadipaten Pakualaman mampu menciptakan pemerintahan yang tetap diperhitungkan di mata pemerintah penjajah pada waktu itu. Terutama saat-saat menjelang lahirnya Negara Republik Indonesia kiprahnya menghadapi penjajah benar-benar tidak bisa dipandang remeh. Negeri Pakualaman yang pada waktu itu dipimpin oleh Kangjeng Gusti Pangeran Adipati Ario Paku Alam VIII dan Negeri Kasultanan Ngayogyakarta Hadiningrat yang dipimpin oleh Ngarsa Dalem Sampeyan Dalem Ingkang Sinuwun Kangjeng Sultan Hamengku Buwono IX selanjutnya menjadi cikal bakal berdirinya Daerah Istimewa Yogyakarta, yang kemudian Daerah Istimewa ini dinyatakan oleh kedua pemimpin tersebut menjadi bagian dari Negara Republik Indonesia. Semua orang tahu bagaimana peranan kedua pemimpin itu dalam memperjuangkan kemerdekaan maupun mempertahankan kemerdekaan. Baca artikel lengkapnya.


Manajemen Arsip Elektronik
Ditulis oleh Dra. Monika Nur Lastiyani
Wednesday, 02 April 2008 16:04
Sebelum kita berbicara lebih jauh, sebelumnya kita harus mempunyai pengetahuan tentang Teknologi Informasi. Pada dasarnya teknologi informasi berasal dari dua kata teknologi dan informasi. Pengertian Teknologi (secara umum) “ penerapan pengetahuan secara sistematis dalam kegiatan industri yang praktis atau suatu kegiatan yang menggunakan metode industri”. Sedangkan Pengertian Informasi “ data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau yang akan datang”. Sedangkan pengertian lain mengatakan bahwa informasi merupakan data yang telah diolah dan disajikan sedemikian rupa yang kemudian digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. Informasi tersebut merupakan nilai apabila dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan, dan informasi tersebut dapat mengurangi ketidakpastian di masa yang akan datang. Baca artikel lengkapnya.

Kewenangan di Bidang Kearsipan
Ditulis oleh Dra. Monika Nur Lastiyani
Wednesday, 02 April 2008 16:03
Setiap undang-undang dapat dikategorikan sebagai salah satu elemen yang menentukan atau penyebab terjadinya suatu perubahan. Hal ini karena peraturan perundang-undangan hakekatnya merupakan rekayasa social (social engineering) yang bertujuan mengubah masyarakat ke arah yang diinginkan. Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah dan Undang-undang Nomor 25 Tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan Pemerintah Pusat dan Daerah lahir merupakan salah satu tuntutan kebutuhan masyarakat sesuai dengan kondisi yang ada. Salah satu paradigma lahirnya ungang-undang tersebut adalah hubungan antara pemerintah pusat dan pemerintah Daerah yang bercorak sentralistik dan seragam ke arah otonomi yang memberi keleluasaan kepada Daerah untuk memberdayakan potensi yang ada di masing-masing daerah. Baca artikel lengkapnya.


Arsip Dalam Tinjauan Kesejarahan
Ditulis oleh Suhardo, S.Sos
Wednesday, 02 April 2008 16:01
Arsip merupakan recorded information rekaman informasi dari suatu aktivitas organisasi dalam rangka melaksanakan fungsi organisasi, yang melekat pada wujud aslinya kedalam bentuk media apasaja baik tekstual atau kertas maupun non tekstual. Organisasi baik pemerintah, swasta atau perorangan dalam melakukan transaksi kegiatan secara tidak sengaja meninggalkan catatan atau rekaman informasi dalam media baik dalam bentuk tekstual maupun non tekstual. Sudah semestinya catatan atau arsip tersebut tercipta tidak untuk tujuan kesejarahan, tatapi sebagai bukti (proof) dalam mencapai tujuan organisasi. Arsip pada waktu digunakan bersifat privat atau pribadi. Dalam artian bahwa informasi arsip pada waktu digunakan bersifat pribadi atau tertutup, bahkan rahasia yaitu hanya boleh diketahui atau dibaca oleh orang tertentu saja. Namun dari sifat-sifat tersebut pada akhirnya akan terlewati setelah melalui proses kegunaan arsip secara bertahap atau dikenal sebagai life circle atau daur hidup arsip. Tahap kegunaan arsip dalam daur hidup arsip meliputi antara lain, penciptaan , penggunaan dan pemeliharaan serta disposal atau pemusnahan. Baca artikel lengkapnya.



Artikel Kearsipan
Pola Klasifikasi dan Indeks
Ditulis oleh Rusidi, Sip
Wednesday, 02 April 2008 16:00
Di dalam kegiatan penyelenggaraan kearsipan yang menjadi pokok perhatian adalah bagaimana mengatur arsip agar secara tepat dapat disimpan dan secara cepat dan tepat pula dapat ditemukan kembali apabila arsip tersebut diperlukan. Dengan kata lain adalah bagaimana suatu arsip diatur dan ditempatkan kembali dengan cepat dan mudah oleh siapapun yang mengelolanya. Proses penyimpanan dan penemuan kembali secara tepat dan benar akan tercapai apabila dalam menempatkan dan mengatur arsip memenuhi beberapa hali, antara lain: adanya klasifikasi arsip yang tepat dan benar; dan adanya pemberkasan yang tepat dan benar pula. Baca artikel lengkapnya.

Terakhir Diperbaharui ( Thursday, 03 April 2008 08:40 )

Peranan dan Fungsi Tata Kearsipan
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Wednesday, 02 April 2008 15:58
Sebenarnya berbicara tentang persuratan merupakan bagian dari pembicaraan tentang kearsipan. Surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Permasalahannya saat ini adalah melekatnya persepsi yang salah tentang Arsip. Akibat persepsi yang kurang tepat ini Arsip mengalami degradasi baik pemahaman, maupun lingkup tentang Arsip itu sendiri, yang pada gilirannya memarginalkan citra kearsipan dalam hiruk pikuknya informasi. Lebih dari itu ketidaktepatan ini menimbulkan dampak yang menyangkut pengorganisasian, sumber daya manusia, alokasi anggaran, dan kebijakan lain dalam pengelolaan Arsip. Hal ini dapat dimengerti karena dalam perencanaan pemberdayaan Arsip bertumpu pada lingkup pengertian Arsip ini. Baca artikel lengkapnya.


Penyusutan Arsip
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Wednesday, 02 April 2008 15:57
Arsip merupakan salah satu sumber informasi manajemen. Oleh karena itu arsip merupakan sesuatu yang penting dalam kegiatan administrasi maupun pelaksanaan tugas suatu lembaga. Menggingat arti penting arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang sistematis, efektif, dan efisien. Arti penting arsip bukan menjadi alasan untuk menyimpan seluruh arsip yang dimiliki oleh suatu instansi. Hanya yang benar-benar memiliki nilai guna yang tinggi perlu untuk disimpan secara permanen. Sedang untuk arsip yang tinggi perlu untuk disimpan secara permanen. Sedang untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna yang tinggi, apabila telah habis retensi perlu untuk dilakukan pemusnahan. Walaupun demikian bukan berarti untuk memusnahkan arsip yang tidak bernilaiguna dapat dilakukan dengan sembarang, tetapi pemusnahan harus melalui mekanisme yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Baca artikel lengkapnya.

Identifikasi dan Penyusunan Jadwal Retensi
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Wednesday, 02 April 2008 15:56
Penyusutan merupakan langkah strategis dalam pengelolaan arsip agar tercapai efisiensi dan efektifitas sehingga memberikan daya dukung bagi pelaksanaan manajemen. Hal ini merupakan suatu kondisi yang mutlak diperlukanbagi suatu organisasi, baik organisasi public maupun bisnis. Arsip atau dokumen, selanjutnya disebut arsip, sebagai by product dari proses administrasi apabila tidak dilakukan penyusutan secara procedural dan terprogram akan membawa resiko bagi keselamatan informasi yang dikandung didalamnya atau sebaliknya terjadi penumpukan arsip sehingga menyulitkan dalam pemberdayaan arsip sebagai sumber informasi manajemen. Baca artikel lengkapnya.


Sadar Arsip
Ditulis oleh Dra. Anna Nunuk N
Wednesday, 02 April 2008 15:55
Pada saat ini peneliti atau pengguna arsip belum mudah menemukan, memperoleh informasi mengenai aktivitas lembaga pemerintah di DIY dengan hanya mengandalkan arsip yang tersimpan di Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY sebagai lembaga kearsipan yang bertanggung jawab melestarikan arsip–arsip yang berasal dari lembaga pemerintah di lingkungan DIY. Ironis jika di DIY, sebagai daerah yang kaya dan sarat dengan aktifitas sejarah serta penuh dengan dinamika perubahan , tetapi untuk memperoleh informasi tentang aktivitas tersebut masih sulit diketemukan kembali,atau bahkan hilang / musnah hanya karena faktor perilaku manusia. Baca artikel lengkapnya.



Artikel Kearsipan
Peranan Arsiparis dalam Preservasi Arsip
Ditulis oleh Rusidi, Sip
Wednesday, 02 April 2008 15:53
Arsip sangat penting sehingga dikatakan sebagai minyak pelumas organisasi. Pada saat dinamis arsip adalah salah satu data yang berfungsi sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. Begitu pentingnya arsip maka kekeliruan dalam pengelolaannya dapat menyebabkan organisasi tersebut tidak berjalan sebagaimana mestinya atau bahkan kelangsungan hidupnya dapat terancam.Tentu saja keadaan ini tidak hanya berlaku untuk arsip dinamis tetapi juga arsip statis. Hal ini dikarenakan arsip statis tidaklah semata-mata berisi kesejarahan tetapi juga berisi tentang masalah-masalah yang menyangkut seluruh aspek kehidupan masyarakat seperti politik, ekonomi, sosial, perdagangan, budaya, agama, militer, kesehatan dan sebagainya. Arsip inilah yang digunakan sebagai bahan perbandingan, sebagai petunjuk bagi langkah-langkah terhadap suatu kebijaksanaan, sebagai pedoman teknis dibidang pembangunan, sumber keterangan suatu masalah dan kejadian, catatan mengenai kegiatan perorangan atau kelompok bahkan menjadi bahan bukti suatu pertanggungjawaban.Baca artikel lengkapnya.


Pengurusan Surat
Ditulis oleh Rusidi, Sip
Wednesday, 02 April 2008 15:51
Dalam keputusan Menpan Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan dinas disebutkan bahwa surt adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dengan melihat pengertian di atas, maka surat-surat yang tercipta dalam rangka komunikasi organisasi merupakan informasi yang penting bagi pelaksanaan operasional manajemen. Karena itu lalu lintas surat pada suatu organisasi harus diatur dalam sistem pengaturan surat yang baik agar pencapiaan misi organisasi dapat dilakukan secara optimal. Baca artikel lengkapnya.

Terakhir Diperbaharui ( Thursday, 03 April 2008 08:46 )

Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Ditulis oleh Rusidi, Sip
Wednesday, 02 April 2008 15:50
Salah satu usaha untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 pasal 3 adalah dengan melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip. Pemeliharaan dan perawatan arsip merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa komponen yang saling kontak antara komponen yang satu dengan lainnya. Kontak antar komponen yang masing-masing mengandung asam tersebut dapat mengakibatkan bahan arsip menjadi rusak. Kerusakan arsip selain disebabkan oleh faktor dari dalam, juga disebabkan oleh faktor dari luar seperti udara, cahaya, mikro organisme serta oleh manusia atau petugas arsip karena kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam penanganan maupun penyimpanannya. Baca artikel lengkapnya.

Penyelamatan Arsip Pasca Gempa
Ditulis oleh Rusidi, Sip
Wednesday, 02 April 2008 15:49
Gempa bumi merupakan bencana alam takdir Tuhan ( Act of God ) yang dapat terjadi sewaktu-waktu di luar dugaan dan kemampuan manusia. Sebagaimana yang terjadi di Yogyakarta tanggal 27 Mei 2006 beberapa waktu yang lalu. Disaat seluruh perhatian terpusat pada Gunung Merapi yang diprediksikan akan meletus dan pemerintah melalui lembaga-lembaga terkait sibuk menyediakan tempat-tempat pengungsian berikut fasilitas-fasilitasnya bahkan ribuan kantong mayat sudah dipersiapkan. Rakyat Yogyakarta khususnya bagian utara (Kabupaten Sleman) resah dan tegang memikirkan bencana yang akan menimpanya sudah nampak di depan mata, tanpa terduga tiba-tiba terjadi gempa bumi yang amat dasyat di bagian selatan (Kabupaten Bantul). Baca artikel lengkapnya.


Aturan Alih Media
Ditulis oleh Rosyid Budiman, S.Si
Wednesday, 02 April 2008 15:48
Teknologi informasi dewasa ini menjadi alat kebutuhan yang umum digunakan untuk membantu bidang lain seperti pada bidang kearsipan dimana pengaruh teknologi informasi terhadap kearsipan salah satunya adalah munculnya arsip elektronik yang merupakan bagian dari arsip media baru. Arsip elektronik adalah arsip yang hanya dapat dibaca dengan sarana mesin yang dalam hal ini adalah peralatan elektronik khususnya komputer. Arsip elektronik dapat dibagi menjadi beberapa jenis yaitu arsip elektronik bentuk dokumen, surat elektronik atau email, website, data basis, dan dokumen multimedia. Munculnya arsip elektronik bentuk dokumen dengan menggunakan komputer khususnya aplikasi pemrosesan kata semisal Microsoft Word. Surat elektronik atau email adalah surat yang berbentuk elektronik yang digunakan untuk sarana mengkomunikasikan berbagai macam informasi baik untuk kepentingan internal maupun external. Jenis informasi yang dapat dikomunikasikan menggunakan email mulai dari laporan resmi suatu kegiatan sampai dengan hanya undangan rapat. Penggunaan email sebagai sarana komunikasi memiliki kelebihan sekaligus kelemahan, dimana seringkali kelebihan di satu sisi merupakan kelemahan di sisi yang lain. Sebagai contoh, email memperbolehkan untuk dikirim dalam satu waktu kepada banyak penerima, dan sebagai akibatnya pada sisi penerima adalah banyaknya email yang masuk dalam satu waktu. Baca artikel lengkapnya.



Artikel Kearsipan
Kriteria Pemilihan Media Backup Alih Media
Ditulis oleh Rosyid Budiman, S.Si
Wednesday, 02 April 2008 15:47
Salah satu faktor keberhasilan kegiatan alih media adalah karena ketepatan pemilihan media penyimpanan arsip elektronik hasil pemindaian dimana pemilihan media penyimpanan tersebut mengacu pada kriteria tertentu. Salah satu cara sederhana dalam melakukan pemilihan media penyimpanan adalah dengan mempertimbangkan periode akses penggunaan arsip elektronik tersebut. Arsip elektronik yang sering digunakan maka adalah tepat jika disimpan dalam media yang memiliki kecepatan akses seperti hard disk, untuk arsip elektronik yang tidak terlalu sering digunakan media penyimpanan yang tepat adalah dari jenis optical disk seperti CD maupun DVD, sedangkan arsip elektronik yang tidak atau jarang sekali digunakan, penggunaan magnetic media yang bersifat sequential seperti microfilm atau zip disk adalah yang sesuai. Baca artikel lengkapnya.


Sistem Informasi
Ditulis oleh Sari Iswanti, M.Kom
Wednesday, 02 April 2008 15:45
Informasi merupakan salah satu sumber daya utama bagi para manajer. Seperti sumber daya yang lain maka informasi juga dapat dikelola. Di era informasi seperti saat ini maka pengelolaan informasi sudah selayaknya menggunakan alat bantu elektronik, dalam hal ini adalah komputer. Terkait dengan informasi adalah sistem informasi, dan saat ini hampir semua sistem informasi merupakan sistem informasi berbasis komputer. Sistem informasi berbasis komputer atau lebih dikenal dengan CBIS (Computer Based Information Sistem) meliputi : Sistem Informasi Akuntansi (SIA), Sistem Informasi Manajemen (SIM), Otomatisasi Perkantoran, Sistem Pendukung Keputusan (SPK), dan Sistem Pakar. Baca artikel lengkapnya.


Tahapan Digitalisasi Arsip Foto
Ditulis oleh Rosyid Budiman, S.Si
Wednesday, 02 April 2008 15:39
Perkembangan teknologi informasi telah merambah berbagai bidang pengelolaan administrasi demikian juga dengan bidang administrasi arsip. Pengaruh teknologi informasi di bidang kearsipan ditandai dengan munculnya arsip elektronik yang saat ini tumbuh dengan dengan sangat cepat mengikuti deret ukur. Pengaruh ini berkembang tidak hanya pada kemunculan arsip elektronik tetapi juga mulai memasuki pada proses pengelolaan arsip elektronik, yaitu dengan munculnya aplikasi-aplikasi khusus pengelolaan arsip elekronik. Aplikasi pengelolaan arsip elektronik dibedakan dalam dua jenis, yaitu: jika input yang digunakan adalah arsip berbentuk elektronik, dan output yang dihasilkan juga arsip elektonik maka aplikasi tersebut digolongkan dalam aplikasi otomasi. Sedangkan jika aplikasi masih menggunakan input dari arsip konvensional dan output yang dihasilkan sudah dalam bentuk arsip elektronik maka aplikasi tersebut digolongkan dalam aplikasi digitalisasi. Baca artikel lengkapnya.

Metode Alih Media Arsip Statis Menggunakan Pemindai
Ditulis oleh Rosyid Budiman, S.Si
Wednesday, 02 April 2008 15:38
Arsip statis merupakan memori kolektif bangsa sehingga membutuhkan layanan yang bersifat lengkap, cepat, tepat, mudah, dan murah. Untuk mewujudkan layanan yang bersifat tersebut dibutuhkan pangkalan data yang berisi informasi mengenai arsip statis yang dimiliki secara akurat, lengkap, dan terpadu. Informasi mengenai arsip statis tersebut akan lebih efektif apabila berupa citra digital dari hasil pemindaian arsip statisnya. Keberadaan citra digital dari arsip statis dibutuhkan masayarakat luas karena sangat membantu pengguna dalam memperolah layanan arsip statis secara lengkap, cepat, tepat, mudah, dan murah. Pengertian. Citra Digital adalah hasil penangkapan suatu objek fisik menggunakan peralatan pencitraan digital. Pencitraan Digital adalah proses memperoleh suatu representasi digital dari suatu objek asli menggunakan peralatan pencitraan digital seperti pemindai atau kamera digital. Baca artikel lengkapnya.

Terakhir Diperbaharui ( Thursday, 03 April 2008 08:48 )

Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi
Ditulis oleh Rosyid Budiman, S.Si
Wednesday, 02 April 2008 15:37
Kearsipan berbasis teknologi informasi terdiri dari dua kata kunci, yaitu kearsipan, dan teknologi informasi. Cara yang baik untuk memahami kearsipan berbasis teknologi informasi adalah dimulai dengan memahami isitlah kearsipan, dan teknologi informasi. Selanjutnya, berdasarkan pemahaman yang diperoleh dapat digunakan untuk menarik kesimpulan tentang kearsipan berbasis teknologi informasi, yaitu dengan menggabungkan pengetahuan dari kedua kata kunci tersebut. Kearsipan adalah segala bentuk kegiatan yang berkaitan dengan arsip dari mulai penciptaan sampai dengan penyusutan dengan tujuan dapat menggunakan informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut secara baik, mudah, dan cepat. Sedangkan definisi arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan, swasta, ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan (UU No. 7 tahun 1971). Baca artikel lengkapnya.



Artikel Kearsipan
Benarkah APKI Telah Mati
Ditulis oleh Rusidi, Sip
Wednesday, 02 April 2008 15:35
Artikel ini diangkat penulis setelah menerima pertanyaan dari beberapa orang teman pendiri APKI (Asosiasi Profesi Kersipan Indonesia). Mereka bertanya karena merasa binggung dengan diselenggarakannya konggres I AAI (Asosiasi Arsiparis Indonesia) pada tanggal 19-20 Mei 2005 di Jakarta. Penulis dapat memaklumi dan memahami sikap mereka karena mereka adalah para pelaku sejarah yang turut membidani lahirnya APKI. Pembentukan APKI pada Tanggal 9 September 2004 karena di Indonesia belum ada organisasi yang mewadahi profesi kearsipan, sebagaimana pernyataan tertulis Kepala Arsip Nasional RI (ANRI) yang dibacakan sendiri oleh Drs. Djoko Utomo, MA sebelum pembahasan dimulai sebagai berikut : “……Perlu pula kiranya saya sampaikan disini bahwa profesi kearsipan (arsiparis) di Indonesia secara resmi telah diakui oleh pemerintah sejak tahun 1990 (Keputusan Menpan Nomor 36 Tahun 1990). Namun demikian sampai saat ini wadah (asosiasi/ ikatan arsiparis) dan kode etik arsiparis belum ada. Padahal wadah (asosiasi/ikatan arsiparis) dan kode etik tersebut sangat penting untuk peningkatan dan pengembangan profesionalisme kearsipan di Indonesia. Sehubungan dengan itu perlu segera direalisasikan tentang asosiasi dan kode etik tersebut. Untuk itu tidak ada salahnya apabila forum yang berbahagia ini setidaknya dapat merealisasikan terbentuknya wadah (asosiasi/ikatan) tersebut dan kemudian menyusun kode etik sebagai panduan kerja ……”. Baca artikel lengkapnya.


Optimalisasi Pengarah Surat dalam Mendukung Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pola Baru
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Wednesday, 02 April 2008 15:34
Meskipun telah terdapat serangkaian peraturan tentang pelaksanaan SKPB dan SDM yang diperlukan, tetapi sampai saat ini penyediaan Arsiparis sebagai pengendali sistem di lingkungan Pemerintah Propinsi DIY masih kurang. Bahkan terdapat instansi-instansi yang tidak mempunyai Arsiparis. Selama ini instansi-instansi yang tidak mempunyai Arsiparis, kegiatan kearsipan diserahkan kepada staf yang ditunjuk oleh pimpinan. Akan tetapi, petugas Arsip dalam hal ini pengarah surat yang ada masih belum dapat berfungsi secara optimal sehingga pelaksanaan SKPB pun belum sesuai dengan yang diharapkan. Dengan demikian, fungsi pengarah surat dapat dikatakan sebagai penentu pelaksanaan SKPB. Artinya, dengan pengarahan surat yang tepat akan dapat ditentukan surat-surat yang perlu disampaikan kepada pimpinan puncak dan langsung kepada Unit Pengolah. Apabila kegiatan pengarahan surat telah terlaksanadengan baik, maka hal tersebut akan sangat mendukung kelancaran pelaksanaan SKPB.Baca artikel lengkapnya.


Profesionalisme Arsiparis dan Evaluasi Kerja
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Wednesday, 02 April 2008 15:32
Apabila kearsipan diidentikkan dengan kegiatan penyimpanan surat-surat purna pakai semata, atau sekedar pencatatan masuk keluarnya surat, maka pengelolanya pun tidak perlu orang yang professional. Cukup orang yang bisa membaca dan menulis. Dengan kata lain tidak perlu adanya profesi di bidang kearsipan. Dunia kearsipan dewasa ini sedang mengalami perubahan. Demikian halnya di Indonesia, walaupun terlambat dan berjalan lambat, dunia kearsipan di Indonesia sedang mengalami pergeseran dari nilai-nilai lama yang selama ini akrab dalam pandangan masyarakat Indonesia. Praktisi kearsipan yang selama ini lekat sebagai ‘danyangnya gudang arsip’ pelan diakui sebagai profesi yang dianggap sejajar dengan profesi lain. Hal ini merupakan langkah antisipasi terhadap perkembangan kebutuhan informasi. Perubahan yang cukup signifikan adalah yang menyangkut upaya membangun Sumber Daya Manusia. Apabila sebelumnya mereka yang bekerja di bidang kearsipan hanya merupakan pekerja arsip, saat ini diarahkan menjadi tenaga yang professional. Dengan kata lain terjadi perubahan dari bidang pekerjaan menjadi profesi di bidang kearsipan. Baca artikel lengkapnya.

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 02 April 2008 15:34 )
Penanganan Arsip Pasca Bencana
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Wednesday, 02 April 2008 15:30
Desember 2004 gempa dan tsunami menyentak Nangro Aceh Darussalam. Ratusan Ribu jiwa melayang dan Ratusan ribu pula terluka. Dua tahun kemudian 27 Mei 2006 Yogyakarta diporak porandakan oleh gempa bumi. Tepat 05.55, 57 detik, 5,9 SR. Dua kejadian penting membelalakkan mata akan pentingnya bersahabat dengan bencana, gempa, ilmu tentang gempa, dan teknologi kegempaan menjadi perhatian. Apalagi menyusul kemudian bencana berantai terjadi di Indonesia. Perhatian terhadap korban jiwa dan harta demikian tinggi. Simpati mengalir dari berbagai pihak. Relawan berbondong-bondong membantu korban. Dalam penanganan korban bencana di Bantul ada suatu cerita ketika Kantor Arsip Daerah Propinsi DIY bersama Kantor Arsip Kabupaten Bantul menerjunkan relawan untuk menyelamatkan arsip. Ketika para relawan siap disalah satu lokasi untuk menangani arsip, Lurah desa meminta untuk ditunda karena harus menangani bantuan bahan makan dan perlengkapan. Tidak sampai disitu kemudian muncul ungkapan : “ musim gempa orang ribut bantuan kok ngurusi surat.”. Baca artikel lengkapnya.


Pengantar Sistem Informasi Manajemen
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Wednesday, 02 April 2008 15:28
Gordon B. Davis mengemukakan beberapa beberapa istilah mengenai Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) seperti sistem informasi / keputusan dan sistem informasi. Dalam beberapa buku disebut Sistem Informasi Bagi Pimpinan, dan sebagainya. Walaupun demikian, dari beberapa pengertian dapat ditarik suatu pengertian bahwa di dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) terkandung pengertian sistem pengolahan informasi dalam menunjang pelaksanaan manajemen. Beberapa pendapat tentang SIM yang dikemukakan oleh Burt Scanland dan J. Bernard eys menyatakan bahwa SIM merupakan suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang – orang yang tepat dalam suatu organisasi.Baca artikel lengkapnya.



Artikel Kearsipan
Pelaksanaan Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten/Kota
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Wednesday, 02 April 2008 15:23
Untuk lebih meningkatkan pelaksanaan pembangunan di daerah kabupaten / kota diperlukan prakarsa dan partisipasi rakyat di Daerah. Dalam hal diperlukan peningkatan peran, kemampuan, dan perbaikan aparatur pemerintahan di Daerah. Undang – undang Nomor 22 Tahun 1999 mengamanatkan Daerah sebagai subyek pembangunan yang dapat menentukan sendiri arah pembangunan yang diinginkan dalam koridor Republik Indonesia. Hal tersebut membawa implikasi terjadinya perubahan terhadap bentuk organisasi dan kebijakan kewenangan di bidang kearsipan. Kewenangan Pemerintah Pusat, dalam hal ini Arsip Nasional RI, memiliki kewenangan terbatas pada dua hal, yaitu 1). Pemanfaatan naskah sumber Arsip yang diakui secara internasional; dan 2). Penetapan dan penyelenggaraan kearsipan nasional. Sejalan dengan otonomi Daerah, pemerintah kabupaten / kota memiliki kewenangan yang cukup luas di bidang kearsipan. Walaupun demikian tidak berarti Daerah kabupaten / kota akan terkotak – kotak, terlepas tanpa pengendalian, dan memiliki otoritas yang bebas. Keleluasaan otonomi yang diberikan kepada Daerah tetap harus tidak keluar dari koridor nasional. Secara garis besar, pemerintah kabupaten / kota memiliki keleluasaan dalam pelaksanaan tata kearsipan. Baca artikel lengkapnya.


Jadwal Retensi Arsip Keuangan
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Wednesday, 02 April 2008 15:22
Pada era globalisasi Informasi menjadi tolok ukur kemajuan suatu bangsa. Bangsa yang menguasai informasi akan memainkan peran dalam kompetisi antar bangsa. Ketersediaan informasi secara cepat, tepat dan berkualitas merupakan tuntutan yang tak terhindarkan, baik di bidang bisnis maupun publik. Konsekuensi dari hal tersebut menuntut setiap organisasi, baik organisasi bisnis maupun organisasi publik, untuk mengelola informasi secara sistematis. Salah satu sumber informasi bagi organisasi adalah arsip. Selain merupakan pusat ingatan, bukti kegiatan, arsipjuga merupakan referensi bagi sebuah organisasi yang akan memberi kemanfaatan bagi langkah ke depan sebuah organisasi. Informasi yang terkandung di dalam arsip merupakan rekaman tertulis dari kegiatan organisasi. Baca artikel lengkapnya.


Arsiparis Kabupaten/Kota, Permasalahan, dan Upaya Pemecahannya
Ditulis oleh Drs. Burhanudin DR
Wednesday, 02 April 2008 15:20
Dalam rangka memenuhi kebutuhan tenaga kearsipan, pada awal tahun 1980-an Arsip Nasional RI mengirimkan karyawannya ke Negeri Belanda. Sudah tentu hal tersebut bukan merupakan persoalan sederhana dan mudah. Tahun 1990-an seiring dengan pengangkatan pejabat fungsional arsiparis secara impassing, pendidikan di bidang kearsipan digelar di berbagai daerah. Demikian juga dengan pendidikan formal di berbagai perguruan tinggi. Para alumni pendidikan kearsipan, baik pendidikan kedinasan maupun formal, tersebar di berbagai daerah dan berbagai instansi. Mestinya dengan kondisi tersebut penyelenggaraan kearsipan semakin membaik. Profesionalitas pejabat fungsional juga semakin meningkat. Akan tetapi kenyataannya jauh dari apa yang diharapkan. Arsiparis yang diharap mampu membangun jaringan yang bernuansa profesional untuk membangun citra kearsipan, tetapi menjadi macan ompong, tidak professional dan terpinggirkan. Hal yang demikian terjadi pada arsiparis dalam berbagai tingkatan dan instansi. Baca artikel lengkapnya.

Kebijakan Pembinaan Kearsipan Daerah
Ditulis oleh Dra. Sumartini
Wednesday, 02 April 2008 15:03
Setiap undang-undang dapat dikategorikan sebagai salah satu elemen yang menentukan atau penyebab terjadinya suatu perubahan. Hal ini karena peraturan perundang-undangan hakekatnya merupakan rekayasa sosial (social engineering) yang bertujuan mengubah masyarakat ke arah yang diinginkan. Pasal 18 UUD 1945 menyatakan bahwa pembagian daerah Indonesia atas daerah besar dan kecil, dengan bentuk dan susunan pemerintahannya ditetapkan dengan undang-undang. Penjelasan pasal 18 UUD 1945 menguraikan bahwa Indonesia adalah suatu eenheidstaat maka Indonesia tidak akan mempunyai daerah lingkungan yang bersifat staat juga. Daerah Indonesia dibagi dalam Daerah Propinsi dan Daerah Propinsi dibagi dalam daerah yang lebih kecil. Di daerah-daerah yang bersifat otonom (steek en locale recht gemeen-schaper) atau bersifat administrasi belaka semua diatur menurut aturan yang akan ditetapkan dengan undang-undang.Baca artikel lengkapnya.

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 02 April 2008 15:22 )

Pengantar Kearsipan
Ditulis oleh Dra. Sumartini
Wednesday, 02 April 2008 14:55
Dari Segi Bahasa Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “Permulaan”, menjadi “Ta Archia” selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal 2), Pendapat Para Ahli, Tiga arsiparis (ahli arsip) Belanda, S. Muller (1848-1922), J.A. Feith (1858-1913) dan R. Fruin (1857-1955) dalam bukunya yang berjudul Handleiding Voor het Ordenen en Beschrijven van Archiven diterbitkan tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam bahasa inggris oleh arsiparis amerika (Arthur H. Leavitt) dengan judulManual for Arrangement and Description of Archives (1940). Kata ”Archief” diartikan segenap dokumen tertulis, gambar dan badan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administratif atau oleh salah seorang pejabatnya dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan. Baca artikel lengkapnya.

Terakhir Diperbaharui ( Wednesday, 02 April 2008 15:01 )


http://www.arsipjogjaprov.info/index.php?option=com_content&view=category&layout=blog&id=5&Itemid=7&limitstart=90

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar